Op het gebied van tijdbeheer en organisatie is de Eisenhower-matrix een essentieel en gemakkelijk te gebruiken hulpmiddel. De kwadranten vergemakkelijken de beslissingsondersteuning om taken te prioriteren. Ontdek wat de toepassingsgebieden zijn en hoe u deze effectief kunt gebruiken.
Presentatie van de methode
Veel methoden waren, voordat ze door managers werden gebruikt, instrumenten van militaire strategie. Dit is het geval met deze matrix bedacht door Dwight David Eisenhower.
Behalve dat hij de 34e president van de VS was, was Ike met zijn bijnaam een kampioen van alle categorieën op het gebied van productiviteit. En dit op verschillende gebieden. Zijn geheim? Een tool - een matrix om precies te zijn - waarmee eenvoudig en effectief prioriteiten kunnen worden gesteld volgens twee assen: belang en urgentie. Hiermee kunt u 4 verschillende kwadranten tekenen:
- Kwadrant 1 : belangrijke en dringende taken,
- Kwadrant 2 : belangrijke taken, maar niet urgent,
- Kwadrant 3 : onbelangrijke maar dringende taken,
- Kwadrant 4 : Niet-belangrijke en niet-dringende taken.
De spoed +/belang + wijzerplaat heeft natuurlijk de hoogste prioriteit qua behandeling. Taken die noch urgent noch belangrijk zijn, vallen niet binnen de prioritaire doelstellingen. Ze kunnen zelfs worden achtergelaten als ze echt niet nodig zijn.
Toepassingsgebieden
Deze bekende classificatie is toepasbaar op vele gebieden, zowel in het beroepsleven als in het privéleven:
- beheer van de tijd,
- organisatie van zijn werk,
- prioritering,
- besluitvorming ,
- delegatie aan een derde partij …
Interesses en limieten
Deze methode heeft het voordeel dat reflecteren op de prioritering van zijn acties en een stap terug doen vergeleken met de laatste.
De eenvoud die op het eerste gezicht wordt weergegeven, is echter enigszins een illusie. Het is immers vaak reductief om de uit te voeren taken onder deze 2 assen in te delen. Daarnaast kan de subjectieve kant van ons oordeel al snel een rem zijn wanneer de taken geen precieze deadline hebben of als het gaat om het al dan niet bepalen van het belang van een uit te voeren handeling.
Deze matrix is dus het startpunt voor een analyse waarvan het doel voor de manager met name is om de te delegeren taken te definiëren. Afhankelijk van de beschikbare tijd en de mate van belang van de te ondernemen actie, kan hij beslissen welke onderdelen hij kan toevertrouwen aan één of meerdere medewerkers. Het doel is om de werkdruk onder controle te houden en de toegevoegde waarde verstandig te gebruiken.
Hoe gebruik je de Eisenhower-matrix?
De 2 assen - belang en urgentie - maken het mogelijk om 4 kwadranten te definiëren die elk het karakter van de elementen bepalen die het omvat volgens deze 2 criteria.
Belang verwijst naar de taken die u vooruit helpen. Het is gebaseerd op de impact van dat laatste op andere elementen, maar ook op de meerwaarde die de realisatie ervan met zich meebrengt.
Urgentie verwijst naar taken die uw onmiddellijke aandacht vereisen en is gebaseerd op de tijd die nodig is om deze laatste te voltooien, evenals hun deadlines. Het is soms moeilijk om te bepalen of een item urgent is of niet, omdat dit vaak afhankelijk is van externe factoren. Bovendien is het zeer subjectief: de mate van urgentie zal van persoon tot persoon verschillen, afhankelijk van hoe zij over de taak in kwestie denken, gekoppeld aan hun stresstoestand, hun vaardigheden, hun ervaring, hun manier van werken, enz.
Om de matrix efficiënt te vullen, is het dus essentieel om: objectief zijn en gebaseerd zijn op feitelijke en concrete elementen voor zover mogelijk.
om op te merken dat belang prevaleert boven urgentie.
Kwadrant 1: belangrijke en urgente taken
Lijst hier:
- taken die vereisen super snelle aandacht en actie - zelfs onmiddellijk,
- de elementen die impact hebben op je doelen ,
- de items die directe gevolgen hebben voor de voortgang van een project ,
- een Op te lossen probleem dringend - conflict, crisis, enz. -
- de belangrijke telefoontjes/e-mails die snel moeten worden afgehandeld …
Sommige taken zijn hier te vinden omdat ze niet efficiënt gepland zijn. Dit kan het geval zijn voor het maken van een rapport of een rapport dat je continu hebt gerapporteerd - dat in eerste instantie in kwadrant 2 of 3 zou zijn geplaatst, afhankelijk van het geval - en waarvan de deadline en het belang je geen andere keuze laten dan het te maken vanaf nu prioriteit naar positie in kwadrant 1.
Kwadrant 2: belangrijke maar niet urgente taken
Dit onderdeel betreft belangrijke taken, maar waarvan de urgentie lager is dan die in kwadrant 1 zijn gepositioneerd. Daarom moet worden ingevuld:
- missies niet hebben geen sluitingsdatum, maar die wel een zekere mate van belang hebben voor u, uw team, uw bedrijf, enz.
- de elementen om te plannen de komende weken,
- momenten gewijd aan strategisch horloge ,
- de' ontwikkeling van een actieplan , een project,
- de opleiding , coachen …
Kwadrant 3: onbelangrijke maar dringende taken
Dit zijn de "verstorende" elementen die onmiddellijke aandacht vereisen, maar die geen echte impact hebben op ons werk, zoals:
- de behandeling van sommige telefoontjes, e-mails, berichten verscheidene,
- de verzoek van medewerkers / collega's / dienstverleners dringende informatie, advies, een helpende hand,
- de taken die belangrijk zijn voor anderen, maar niet belangrijk voor jou en de voortgang van je werk,
- de items die u kunt delegeren aan een derde partij…
Kwadrant 4: taken die niet belangrijk of urgent zijn
Dit laatste vak betreft alle parasitaire en nutteloze elementen die u moet opgeven voor meer efficiëntie:
- slechte gewoontes onproductief,
- afleiding voorkomen dat u effectief verder komt (surfen op internet, ongewenste meldingen, enz.),
- aarzelingen tijdrovend en verslindend van positieve energie,
- de overpeinzingen waar je geen controle over hebt…
Samenvattend is de Eisenhower-matrix zeker niet perfect en uiteindelijk relatief moeilijk om op een efficiënte en relevante manier te gebruiken, maar het heeft de verdienste om te implementeren een interessante stap terug in termen van het beheer van ons kostbaarste goed: tijd en een besef van onze staat van stress en onze manier om urgentie te begrijpen - soms vrij relatief.
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Tijdbeheer: efficiëntie, productiviteit en sereniteit - Besluitvorming: te vermijden processen en valkuilen
