In HR-beroepen evolueren de benaderingen. Digitale transformatie raakt iedereen, zowel in ons persoonlijke als professionele leven.
HR staat niet aan de zijlijn aangezien 80% van de HR-afdelingen aangeeft dat hun functie wordt beïnvloed door digitale projecten.
Om productief te blijven ondanks de enorme hoeveelheid gegevens die moet worden verwerkt, is het essentieel om jezelf uit te rusten om HR-processen te automatiseren en duizenden bestanden te dematerialiseren.
De meest tijdrovende taken om te automatiseren bij handmatig beheer met bestanden (Excel, Word, e-mail of papier) zijn ongetwijfeld de jaarlijkse beoordelingsgesprekken.
Maar wat zijn de voordelen van het geautomatiseerde beoordelingsgesprek? Hoe het beoordelingsgesprek formaliseren met een HRIS-tool? Hoe de resultaten van de evaluatie gebruiken in het totale HR-management?
Licht op de verschillende soorten interviews
Jaarlijks beoordelingsgesprek (EAE), individueel beoordelingsgesprek, functioneringsgesprek … verschillende namen, soms verward, worden gegeven aan deze bijeenkomst die is opgezet in 8 van de 10 bedrijven.
Het vindt vaak plaats aan het einde van het jaar, maar kan meer of minder vaak worden georganiseerd, of zelfs "continu", afhankelijk van de cultuur van het bedrijf: elke 6 maanden, elk jaar of zelfs elke 2 jaar. In de ogen van de wet is het niet verplicht (behalve in het geval van toepassing van het verdrag of collectieve overeenkomst). Het moet niet worden verward met het professionele gesprek, dat om de 2 jaar moet plaatsvinden in bedrijven met meer dan 50 werknemers (zie arbeidswetboek: artikel L6315-1).
Een belangrijk moment in het management van de mannen en vrouwen van het bedrijf, het jaargesprek richt zich voornamelijk op twee punten:
- Evaluatie van het werk van de werknemer in het afgelopen jaar,
- Definitie van doelstellingen en missies voor het volgende jaar,
- Beoordeling van vaardigheden,
- Verzameling van trainingsbehoeften
Om de aankoop of verhuur van een HRIS rendabel te maken, kunt u zich voorstellen dat u deze diensten inzet voor diverse andere sollicitatiegesprekken en HR-processen:
- professionele bijeenkomst,
- beoordelingsgesprek,
- loopbaangesprek,
- onderhoud aan het einde van de proefperiode of hervatting van de activiteit,
- 360° evaluatie,
- vaardigheden interview,
- personeelsoverzicht…
Een oplossing voor een betere samenwerking
Een HRIS-platform met een HR-portaal brengt een visie op het interview naar al zijn stakeholders. De meeste HRMS van tegenwoordig bevinden zich in de “zelfbediening”-modus. Iedereen kan, met een login en wachtwoord, overal verbinding maken via een internetbrowser (geen installatie nodig op de pc). Voor elke rol, de toegangsrechten:
- de manager kan voor elk van zijn medewerkers de evaluatieformulieren invullen,
- de werknemer kan dan zijn jaarlijkse beoordeling raadplegen, becommentariëren en valideren,
- HR heeft een overzicht van de voortgang van de campagnes, heeft toegang tot de interviews van elke medewerker en maakt vooral uittreksels uit de hele populatie op zeer specifieke onderwerpen: opleidingsbehoeften, ontwikkelingswensen …
Hoe werkt een jaarlijkse interviewcampagne met een HRIS concreet?
Het automatiseren van uw jaargesprekken heeft 3 grote voordelen:
- Centraliseer, exploiteer en archiveer informatie
- Verbeter de monitoring en het algehele beheer van gegevens om het HR-beheer te vereenvoudigen
- Koppelingen leggen met andere HR-processen: opleiding, vaardigheden, verloning, mobiliteit, enz.
Hoe werkt het in de praktijk? Elk bedrijf heeft zijn eigen manier om interviews af te handelen, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de HR-software aanpasbaar is aan uw werkgewoonten. Elke stap van uw interview moet kunnen worden geïntegreerd in uw geautomatiseerde formulier.
Raadpleeg de medezeggenschapsorganen (IRP)
In sommige grote bedrijven moet de inzet van jaarlijkse beoordelingscampagnes worden aangevraagd door IRP's.
Voor de onderhoudscampagne
Opzetten van de onderhoudscampagne
Het automatiseren van het proces verlost HR van een omslachtige en tijdrovende implementatie. Dankzij de HRIS zal automatisch een checklist van de uit te voeren taken voor het opzetten van campagnes worden aangeboden aan de verschillende actoren van de operatie. Bijvoorbeeld :
- Verificatie van het organigram, de definitie van functies
- Update van functies en vaardigheden
- Update van de interviewgids voor managers en medewerkers
- Ondersteuningsupdate voor HR-onderhoud
- Lancering van de campagne: definitie van de periode, van de betrokken bevolking, enz.
Vul de evaluatieformulieren in
De manager die verantwoordelijk is voor de beoordelingen van zijn team, maakt de beoordeling snel en eenvoudig op het platform. Hij gaat :
- evalueren hun werknemer volgens verschillende criteria die op de evaluatieformulieren zijn georganiseerd: (realisatie van doelstellingen, kennis, knowhow, vaardigheden, enz.)
- gestelde doelen,
- opleidingsbehoeften en ontwikkelingswensen definiëren.
Als het niet mogelijk is om de medewerker achter een computer of tablet te beoordelen, kunnen de interviewroosters worden afgedrukt.
Informeer de werknemer
Werknemers dienen van deze aanstelling op de hoogte te worden gesteld. De HRIS-software maakt het volgende mogelijk:
- hen informeren: via widgets bedoeld voor bedrijfs- en/of HR-informatie in het HR-portaal,
- om hen uit te nodigen voor hun interviews: door een uitnodigingsmail te sturen,
- registreer de vergadering direct in het mailboxrooster voor medewerkers en de leidinggevende.
Tijdens het interview
Feedback verzamelen
Tijdens de discussie zal de recensent opmerkingen invoeren in de daarvoor bestemde ruimte. Deze observaties en notities kunnen dus beargumenteerd en gepresenteerd worden aan de werknemer, voor een beter begrip.
Identificeer ontwikkelingsbehoeften en betrek training
Om de medewerker te helpen zijn opdrachten beter uit te voeren, kan de manager hem een opleiding aanbieden. Sommige HRMS worden gebruikt om alle HR-processen te beheren. De opleidingsaanvraag kan dan verwerkt worden in de opleidingsbeheermodule waar de medewerker toegang krijgt tot de opleidingscatalogi.
Ontwikkelingswensen beheren
HR-oplossingen met wereldwijde dekking bieden de mogelijkheid om de ontwikkelwensen van medewerkers te managen. Ze zijn vaak gekoppeld aan het beheer van de organisatiestructuur (geografische, functionele mobiliteit, enz.) en/of vaardigheden. Personeelsplanning maakt het mogelijk om vacante posities te identificeren, theoretische mobiliteit te bestuderen om werknemers loopbaanontwikkeling te bieden op basis van hun ambities en hun vaardigheidsniveaus.
Archiveer de beoordeling, dien een rapport in, vergelijk
Medewerker, manager, HR hebben toegang tot de jaarlijkse beoordeling in hun HR-portal. Het wordt daar bewaard en kan worden geanalyseerd, vergeleken met die van voorgaande jaren.
Tijdens de evaluatiecampagne
Opvolging van evaluaties HR zal de verschillende stadia van de interviewcampagne kunnen volgen: validaties door elke medewerker, N+1,N+2, enz. Met de HRIS kunnen ze worden gewaarschuwd voor relevante indicatoren, zoals bijvoorbeeld het aantal evaluaties dat tot nu toe per afdeling is gevalideerd. De HRIS stuurt automatisch herinneringen per e-mail. Visualiseren via rapportage Op zijn platform zullen HR's de mogelijkheid hebben om evaluatienota's, ontwikkelingswensen, opleiding, enz. te volgen. Ze zullen de verdeling van resultaten en prestaties kunnen visualiseren. Deze gegevens zijn beschikbaar in verschillende weergaven: tabellen, grafieken, enz. Ze zijn exporteerbaar (Excel, Word, PDF, enz.) en kunnen worden afgedrukt. Van zijn kant kan de manager ook de resultaten visualiseren en de geconsolideerde doelstellingen van zijn hele team weergeven.
voor verder
Evalueer de beoordelaars
Sommige leveranciers van HR-software bieden applicaties aan waarmee elke werknemer kan worden geëvalueerd door zijn collega's, ondergeschikten, interne klanten, enz. en om teams onderling te evalueren, dit zijn "360°-evaluaties" of "360-feedback".
Analyseer vaardigheden
De Forward Planning of Jobs and Skills (GPEC) maakt het mogelijk om vaardigheden te toetsen aan de vereiste niveaus en om talenten te monitoren en te consolideren.
Salarisherzieningen verwerken
Na de interviews maken sommige HRIS het ook mogelijk om het proces van salarisherziening te beheren: verhogingen, bonussen, bonussen, enz. De managers kunnen voorstellen voor verhogingen invoeren (gecorreleerd met de evaluaties) die vervolgens worden verwerkt door het management en HR. De HRIS stelt HR onder meer in staat om de verschillende verzoeken tot verhogingen te relateren aan het geplande budget en om de loonadministratie te analyseren.
Kortom, de IT-middelen die HR ter beschikking staan, met betrekking tot het beheer van evaluatie, bieden vandaag talloze mogelijkheden om u te ondersteunen bij het beheer van het menselijk kapitaal van uw bedrijf. En jij, denk je over de HR-tools te beschikken die nodig zijn voor het succesvol afronden van je jaargesprekken?
