Een succes maken van uw interne bedrijfsdagboek - Praktische gids

Met de opkomst van nieuwe technologieën en de soms delicate context van de wereld van vandaag, effectief intern communiceren is een essentieel en cruciaal element geworden voor een bedrijf.

Het opzetten van zo'n tool is een aanpak waarvan het succes afhangt van de manier waarop het zal worden geïmplementeerd in het leven van het bedrijf en van de gedeelde informatie - redactionele lijn, inhoud, lay-out, enz.

Snelle navigatie

• Waarom een ​​intern dagboek maken?
• Hoe zet je een zakelijk tijdschrift op?
  • Bouw het redactieteam
  • Definieer het doel
  • Definieer de redactionele lijn van het tijdschrift
  • Kies het formaat en de distributiemedium(s)
  • Hoe snel publiceren?
• Inhoud van het bedrijfsjournaal

Communiceer met alle medewerkers van de entiteit en implementeer een link tussen management en medewerkers… een kwestie van interne communicatie die dankzij deze hefboom wordt geoptimaliseerd.

Waarom een ​​intern dagboek maken?

Interne tijdschriften zijn communicatiemiddelen die het met name mogelijk maken om een ​​zekere samenhang binnen het bedrijf te scheppen en uitwisselingen te bevorderen. Ze maken het mogelijk om de band tussen het management van de onderneming en haar medewerkers te versterken. Een koppeling die tot stand komt via een formele dialoog op papier (digitaal of fysiek). Het is dus een vlaggenschipinstrument voor human resources management.

De doelstellingen van deze tool zijn talrijk:

• het merkimago van het bedrijf behouden,
• behouden de werknemers,
• zin geven de missies van elk,
• versterken van de bedrijfscultuur , met name door het versterken van het gevoel bij één en dezelfde entiteit te horen,
• geruststellen wat betreft een gespannen situatie, een verandering die gaat komen (crisiscommunicatie),
• potenties en talenten versterken en ontwikkelen ,
• informatie delen over het leven van het bedrijf : nieuwe markten, enz.
• een nieuwe medewerker voorstellen ,
• informeren over nieuwe diensten ter beschikking gesteld aan medewerkers: kinderopvang, wasserette, diverse cursussen, etc.
• de activiteit van een werknemer buiten het bedrijf promoten : inzet voor een bepaald doel, sportprestaties, artistieke activiteit, enz.
• een werknemer toestaan ​​om persoonlijk of professioneel succes delen : diploma behaald in permanente vorming, innovatie, enz.

Tegenwoordig consumeren we informatie op een radicaal andere manier dan zelfs een paar jaar geleden. Het is daarom essentieel om pas je interne krant aan nieuwe trends aan zodat deze door zoveel mogelijk mensen gelezen wordt terwijl u het harmonieus integreert in uw interne communicatiestrategie.

Hoe zet je een zakelijk tijdschrift op?

Als de oprichting van een interne bedrijfskrant een minimum aan knowhow vereist (redactie, lay-out, grafiek, lay-out, drukwerk, distributie, enz.), het beroep op communicatieprofessionals is echter niet systematisch . Sommige van uw medewerkers hebben zeker deze talenten en zullen deze met plezier ontwikkelen door bij het project betrokken te raken. Aarzel niet om een ​​algemeen telefoontje te plegen voordat u zich tot een communicatiebureau wendt waarvan de tarieven zeer hoog kunnen zijn, afhankelijk van uw behoeften.

Les étapes sont classiques et communes à d'autres supports, à savoir : constituer une équipe en charge du projet, définir l'objectif général et la cible pour chaque publication, fixer la ligne éditoriale, concevoir la forme du contenu, sélectionner les sujets à behandelen…

Bouw het redactieteam

Waar de redacties voorheen voornamelijk bestonden uit leden van de HR-afdeling, staan ​​ze nu open voor: alle vrijwillige medewerkers van de verschillende afdelingen van het bedrijf. Een redactieraad bestaande uit personen met verschillende achtergronden biedt een breed scala aan onderwerpen om te behandelen en spreekt met een groter aantal medewerkers. Bovendien zorgt dit voor een betere samenhang rond een gemeenschappelijk project en een grotere algemene motivatie.

Idealiter is de HR-afdelingen zullen het beheer van het bedrijfsmagazine, de creatie van de inhoud - en de afdeling Communicatie houden bij het schrijven en formaliseren ervan . In het geval van een klein bedrijf is het vaak het management dat het tijdschrift beheert. In dit geval is het belangrijk ervoor te zorgen dat het tijdschrift niet alleen de spreekbuis van laatstgenoemde wordt en/of dat censuur niet de boventoon voert.

Het is ook mogelijk om het schrijven van de krant uit te besteden aan een communicatiebureau.

De samenwerking tussen verschillende actoren van het bedrijf is een echte garantie voor succes voor een interne krant. Verenig en motiveer uw troepen om mee te werken aan de ontwikkeling van dit magazine om het succes van uw interne communicatie via dit medium te maximaliseren.

Definieer het doel

Voordat u begint met de productie van allround geschriften, neem voor elk probleem de tijd om het doel precies te definiëren van uw bericht. Wil je :

• geruststellen in tijden van stress,
• federaal rond een wereldwijd zakelijk project,
• bereid je voor op een verandering De volgende,
• informeren nieuwe diensten,
• delen een bijzonder succes van het bedrijf,
• laat een van uw medewerkers deel een extra professionele passie ,
• aanmoedigen een solidariteitsinitiatief,
• enzovoort.

Dit geeft de redactie een passende richting, een adequate invalshoek voor de ontwikkeling van de artikelen.

Definieer je doel

Een bedrijf bestaat uit verschillende mensen die op verschillende niveaus opereren en niet allemaal dezelfde verwachtingen en belangen hebben. Het is cruciaal dat uw bedrijfskrant is niet gericht op één categorie medewerkers . Iedereen moet zijn account vinden.

Neem de tijd om uw lezerspubliek en ieders interesses te bestuderen om algemene interesse te genereren.

Definieer de redactionele lijn

Over het algemeen kunnen alle soorten nieuws over het zakenleven die voor werknemers interessant kunnen zijn, worden besproken: nieuwe markten, grote projecten, persoonlijkheden die de structuur markeren … Kortom, alles wat de lezers kan pakken zonder dat een andere communicatie vereist is. Het gaat over voldoen aan de verwachtingen van uw lezerspubliek op straffe van verlies.

Je moet ook een naam voor je dagboek vinden. Wees creatief met respect voor de identiteit van uw bedrijf. De naam moet kort zijn, gemakkelijk te onthouden.

Formaten en media

Van een eenvoudige nieuwsbrief die per e-mail naar alle medewerkers wordt gestuurd tot een uitgebreidere krant, waarin veel nieuws wordt doorgegeven, aan iedereen wordt verspreid en verkrijgbaar is bij de receptie van het bedrijf, de mogelijkheden op het gebied van interne magazines zijn legio. Dit is een kans om zet de creativiteit en talenten van uw medewerkers in de verf en werk aan het imago van uw bedrijf .

Ontwikkel uw tijdschrift op een software zoals Indesign, Publisher, Canva, Scribus of gewoon woord.

Het is raadzaam om vóór distributie een mock-up te maken om te controleren of alles conform is, goed is geschreven en goed gearticuleerd. Het optimaliseert indien nodig ook het kleurenpalet voor afdrukken.

De teksten en beelden moeten op een lichte manier georganiseerd zijn, de kleuren voldoende helder zonder agressief te zijn, het lettertype leesbaar en de kleding gestructureerd.

Ongeacht het medium en het formaat dat u kiest, u zorgt ervoor dat u het grafische charter van het bedrijf en zijn visuele identiteit respecteert. De krant moet ook passen bij het imago en de geest van uw bedrijf.

Kies voor een cross channel uitzending biedt de mogelijkheid om iedereen tevreden te stellen. Want als digitaal grotendeels voorrang heeft gekregen op fysieke media, blijven deze laatste interessant en mogen ze niet worden verwaarloosd.

Beeldrechten en copyright

Als u foto's en/of andere afbeeldingen gebruikt die hier en daar zijn verzameld, zorg er dan voor dat u de rechten daarop verwerft. Evenzo moeten alle mensen die op uw afbeeldingen verschijnen, toestemming hebben gegeven voor distributie (afbeeldingsrechten). Idem voor gebouwen en andere constructies.

Zorg er ook voor dat de geproduceerde teksten niet afkomstig zijn van kopieën van werken of van plagiaat (copyright).

Papiersteun

Dit is' een must - een onherleidbare zou je kunnen zeggen - om niet over het hoofd te zien . Contact met papier blijft ongeëvenaard. Een tijdschrift doorbladeren zou een rustgevende sensatie zijn. De voordelen van het papieren tijdschrift zijn talrijk: we bewaren het meer dan een e-mail, het is overal te raadplegen (ook waar het netwerk niet doorkomt). Ook is het gemakkelijker om een ​​papieren krant opzij te leggen om later te lezen. Alleen al de aanblik van de laatste zal de lezer eraan herinneren dat er een interessant artikel in stond.

Wat betreft het formaat heeft u de keuze: flyer, brochure of brochure, A4, A5, verticaal of horizontaal, of een andere originelere presentatie. Zodra het formaat van uw krant is gekozen, gebruikt u het voor elke distributie om de visuele consistentie te behouden.

Ook op het gebied van printen heb je hier de keuze. U kunt ervoor kiezen deze stap intern te beheren of een printer in te schakelen. In alle gevallen verdient het de voorkeur om voldoende exemplaren af ​​te drukken. Het is beter om breed te plannen. U kunt altijd een paar exemplaren van uw interne journaal bij de receptie achterlaten, dit versterkt het imago van het bedrijf bij de bezoekers.

Elektronische media

U verstuurt uw e-journal in pdf- of ander formaat per e-mail, via een leesapplicatie of is bijvoorbeeld online in te zien op de website van het bedrijf of zelfs via een intranet of een CSR.

Besteed aandacht aan het gewicht van de afbeeldingen en andere visuele elementen, in het bijzonder om het document niet te zwaar te maken. Het downloaden of bekijken wordt vertraagd en het lezen wordt gecompromitteerd.

Video

Als je de codes voor het maken van gefilmde kranten, zoals televisienieuws, korte films of bedrijfsfilms, onder de knie hebt, kun je beginnen met het maken van een videoversie die via dezelfde media als voorheen online wordt gezet. Deze aanpak is dynamischer, leuker en levendiger dan de vorige dragers, maar vereist speciale vaardigheden. evenals een grotere beschikbaarheid van werknemers.

Periodiciteit

Bedrijfstijdschriften zijn meestal maandelijks . Wordt samen met de loonstrook van de werknemers verspreid. Afhankelijk van de hoeveelheid gepubliceerde informatie kunt u echter kiezen voor een week- of driemaandelijks - of zelfs jaarlijks formaat (dit laatste heeft minder impact). Hoe groter uw bedrijf, hoe groter de kans dat uw krant informatie bevat. En dus vaker moeten worden verspreid.

Het belangrijkste is om vind het juiste tempo van publicatie en houd je eraan om de interesse vast te houden van uw lezers.

Inhoud van een intern tijdschrift

Fonds en vorm

Zorg voor zowel de inhoud als de vorm van je magazine: teksten goed geschreven, relatief kort, geïllustreerd en op een harmonieuze en aantrekkelijke manier georganiseerd . Je interne dagboek moet vooral vermakelijk zijn, anders wordt het niet gelezen. Varieer de formaten van de visuals, speel met de kleuren, de titels, de inserts om het lezen te vergemakkelijken.

U kunt zich laten inspireren door reeds doorbladerde bedrijfskranten of de klassieke pers.

Verwaarloos niet de stap van proeflezen die tot doel heeft te controleren of alles correct is en dat de teksten geen fouten bevatten.

Welke informatie delen?

Een interne krant, of het nu een eenvoudige nieuwsbrief of een echt tijdschrift is, ziet er als volgt uit - elk item wordt min of meer ontwikkeld, afhankelijk van het gekozen formaat:

Bewerken

In de journalistiek is het geschreven door de redacteur - of hoofd van de krant - en dient als uitnodiging. Het presenteert de interesse van de redactie (niet-persoonlijk standpunt) voor een van de hoofdonderwerpen van het tijdschrift waarop het betrekking heeft en zet de toon voor het nummer. Het is een uitwisseling tussen de redactie en het lezerspubliek.

Kort nieuws - Bedrijfsnieuws

Informatie over het bedrijf zal hier worden verspreid: successen - maar ook mislukkingen, lopende projecten, verplaatsing van een dienst, werking van de cateringservice, nieuwe werknemers, pensionering, promotie, beschikbare diensten voor werknemers, enz.

Deze informatie moet vooral zet de menselijke kant in de spotlight .

Diversen en gevarieerde items

Deze geschriften geschreven door de redactie of door mensen "uitgenodigd" of vrijwilligers kunnen verschillende onderwerpen behandelen, al dan niet gerelateerd aan het leven van het bedrijf:

• deskundige artikelen : het standpunt van een deskundige over een bepaald onderwerp (managementsystemen, spreken in het openbaar, zelfvertrouwen vergroten, enz.) of een conferentie presenteren die werknemers kan interesseren, enz.
• artikelen over welzijn op het werk : deze zijn van invloed op alle medewerkers en kunnen thema's behandelen zoals burn-out of psychosociaal risicobeheer, of zelfs ideeën en oefeningen bieden om te ontspannen en te leren hun tijd beter te beheren …
• informatie over het lokale leven : voorstellingen, congressen, nieuwe horeca, nieuwe omliggende diensten (stomerij, kinderopvang, parking, verkeer, enz.).

Maatschappelijk leven van het bedrijf

Bied alle medewerkers de mogelijkheid om zich te uiten , of het nu gaat om een ​​van hun professionele successen of een zaak die hen na aan het hart ligt, in een andere persoonlijke passie, een sportieve uitdaging, enz.

Deel hier het nieuws van alle bedrijfsclubs, humanitaire projecten, sportieve uitdagingen en andere, georganiseerd door het bedrijf, open voor alle werknemers, maar op basis van vrijwilligerswerk.

Advertenties: houd een ruimte vrij zodat werknemers kunnen communiceren en informatie kunnen delen zoals vakantieverhuur, aankoop / verkoop van apparatuur, enz.