Inmiddels hebben veel bedrijven telewerken in hun werkwijze opgenomen. Sommige teams bestaan uit medewerkers die allemaal op afstand van elkaar werken. Voor de manager van zo'n team is het interessant om een paar technieken onder de knie te krijgen en een paar regels te volgen om ieders motivatie aan de top te houden.
De uitdagingen van een virtueel team
Wat bedoelen we met een “virtueel” team?
Een team is 'virtueel' als de leden niet allemaal fysiek op dezelfde plek en op hetzelfde moment werken.
Het is dus een kwestie van samenwerken, maar apart. Samen in de zin dat het hele team in dezelfde richting gaat, naar hetzelfde doel. Los daarvan, want niet alle medewerkers delen hetzelfde kantoor, dezelfde omgeving, dezelfde werkuren, etc. en ontmoeten elkaar eigenlijk niet zelden.
Dit kunnen teams zijn waarin alle leden zich in hetzelfde geografische gebied bevinden, maar - regelmatig of fulltime - werken vanuit een locatie die niet het bedrijf is. Sommigen werken vanuit huis, anderen zijn fan van coworkingcentra, weer anderen reizen de wereld rond als onderdeel van hun missies en communiceren vanuit hun huidige werkplek.
Soms heeft het team geen vaste en vaste ontmoetingsplek.
Speciale kenmerken van een team op afstand voor de manager
Terwijl een telewerkteam verschillende voordelen heeft voor de manager - flexibiliteit, verhoogde productiviteit, grotere werknemerstevredenheid, lagere kosten, enz. - zijn er nog enkele delicatere punten - groeps- en teamidentiteit moeilijk te implementeren, vertrouwen moeilijk te installeren, moeilijkheden bij het werven van de juiste profielen, culturele barrières indien van toepassing, enz.
Dit zijn allemaal elementen die de individuele en collectieve motivatie kunnen verzwakken.
Motiveer een team door te telewerken
In grote lijnen vereist het motiveren van een virtueel team de activering van dezelfde hefbomen als die gebruikt worden voor een “traditioneel” team. Bepaalde punten moeten echter worden aangepast, versterkt. Tegelijkertijd is het ook aangewezen om specifieke hefbomen te activeren die specifiek zijn voor beheer op afstand.
Communiceren
Communicatie is de basis van elke relatie en de pijler van succes. Wanneer alle leden van hetzelfde team geografisch verspreid zijn, neemt het een nog essentiëlere plaats in.
De leidinggevende van een geheel of gedeeltelijk telewerkend team moet er vooral voor zorgen dat de communicatie binnen het team, maar ook uitgaand, regelmatig en vloeiend verloopt.
Betekenis geven aan missies
Als het face-to-face is, is het voor de leden van een team gemakkelijker om hun plaats te vinden binnen een project, een team of een bedrijf, de zaak is veel complexer wanneer men slechts zeer zelden - soms nooit - zijn collega's en dat we zelden een voet in het pand van zijn bedrijf zetten.
Betrekken en vertrouwen
Een van de pijlers van werken op afstand is vertrouwen. Het vertrouwen van de manager in zijn medewerkers en het vertrouwen van deze laatste in hun manager.
Micromanagement, als het schadelijk is in 'klassieke' teams, is dat nog meer in de context van telewerkteams waar het de motivatie kan vernietigen. Het is dus beter om te managen in termen van het uitvoeren van taken in plaats van in termen van deadlines en tijd die eraan wordt besteed.
Geef en vraag regelmatig feedback
Meer dan ooit is het bij werken op afstand essentieel voor de manager om zijn medewerkers regelmatig te peilen naar hun behoeften, hun gevoelens… en hen constructieve feedback te geven op hun werk. Dit, zodat iedereen dezelfde kant op gaat en hetzelfde doel nastreeft.
Waardeer en erken werk
Zelfs als wordt erkend dat de productiviteit hoger is bij telewerken dan bij face-to-face, is het belangrijk dat de manager van een virtueel team het werk van zijn medewerkers waardeert en erkent. Het is belangrijk voor de manager om zijn team niet alleen in kleine groepen te feliciteren, maar om het werk te erkennen waar de andere medewerkers van het bedrijf bij zijn. Aan de ene kant zullen telewerkers bij iedereen bekend zijn (moeilijk te weten wie welke functie bekleedt als je ze nooit ziet) en aan de andere kant zal het helpen om hun missie binnen het bedrijf betekenis te geven.
De waarden en cultuur van het bedrijf op afstand doorgeven
Het promoten en overbrengen van de waarden van de organisatie is belangrijker dan ooit bij het managen van een virtueel team.
Zorg voor welzijn
Een gelukkige werknemer is een effectieve medewerker, of hij nu fysiek op kantoor is of thuis werkt.
Welzijn op het werk is een cruciale parameter waarmee de manager rekening moet houden. Bij thuiswerken veranderen de benchmarks: onbestaande reistijd (hooguit een paar meter snel overschreden), niemand om 's ochtends te begroeten of met wie te praten tijdens pauzes, geen achtergrondgeluid, geen collega in de buurt, enz.
Het is echter essentieel om een bepaalde routine en zelfdiscipline te behouden over pauzes en de grens tussen werk en privé. De kwaliteit van leven kan daardoor snel verslechteren.
Betaal op tijd
Het lijkt misschien triviaal, maar wanneer u buiten de bedrijfsruimten van uw bedrijf werkt, weegt een dag te laat in de betaling van uw loon meer gewicht dan wanneer u fysiek op kantoor bent en er gemakkelijk even tussenuit kunt.
Medewerkers op tijd betalen is een garantie voor vertrouwen, respect voor het geleverde werk en voor het individu.
Geef de voorkeur aan videogesprekken / vergaderingen
Wanneer je elkaar fysiek niet kunt zien, om goed samen te werken, is het echter belangrijk om een gezicht bij een stem of een naam te kunnen plakken.
Bovendien kunt u door de persoon te zien met wie u uitwisselt - face-to-face of in video - de non-verbale taal van uw gesprekspartner waarnemen, een cruciaal element in interpersoonlijke communicatie.
Organiseer teamevenementen op afstand
Wanneer verschillende leden van een team op afstand van elkaar werken, kan samenhang relatief moeilijk te bereiken zijn.
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Management: handelen op motiverende factoren - Hoe een team van telewerkers aansturen?
