Deze laatste stap in het besluitvormingsproces is cruciaal. Inderdaad, als de beslissing eenmaal is genomen, is het tijd voor concrete actie! Als het uiteindelijk de manager is die beslist en zijn medewerkers de genomen beslissingen moeten uitvoeren, is de toepassing niet altijd even gemakkelijk.
Voorbereiden op de toepassing van een besluit
Er is een besluit genomen. Dit is het moment om het toe te passen volgens het gedefinieerde actieplan.
Meestal is er geen probleem - of heel weinig - als alle medewerkers betrokken zijn geweest bij het besluitvormingsproces en volledig - of bijna - instemmen met wat is besloten. Kortom, als de uitvoering van het besluit stroomopwaarts zorgvuldig is voorbereid.
De goede manager heeft dan gedacht aan:
- deel zijn visie,
- werk efficiënt organiseren,
- rollen en missies op een relevante manier verdelen,
- individuele en collectieve doelen stellen,
- haar medewerkers ondersteunen bij de verandering,
- enzovoort.
Het wordt moeilijk als dit niet het geval is en werknemers nogal weerstand bieden aan de genoemde beslissing - en de daaruit voortvloeiende verandering. Deze resistenties kunnen verschillende oorzaken hebben:
- besluit genomen zonder hun medeweten,
- het niet in acht nemen door de manager van vragen, opmerkingen, onwil van zijn medewerkers,
- weinig of slecht uitgelegd proces,
- angst voor verandering,
- geen steun voor de manager gedurende het hele proces,
- enzovoort.
Deze weerstand kan min of meer schadelijke gevolgen hebben voor het team, of zelfs voor het bedrijf:
- blokkades in de uitvoering van het besluit door medewerkers,
- project sabotage,
- vertraging in de voortgang van het project,
- schadelijke werkomgeving,
- vertrek van enkele medewerkers,
- het niet uitvoeren van het besluit,
- slecht bedrijfsimago
- verlies van nieuwe markten …
Elke toepassing van een beslissing heeft onvermijdelijk gevolgen op verschillende niveaus, die direct of indirect verband houden met die beslissing. Het is daarom essentieel voor de manager om de toepassing van de genomen beslissingen goed voor te bereiden om deze verandering, of deze nu klein of groot is voor zijn team, het beste te beheren.
De verschillende fasen van het proces van het toepassen van een besluit
Bereid je voor op verandering
Als hij tevreden zou zijn met het uitvoeren van zijn beslissing zonder rekening te houden met de consequenties die er direct of indirect door worden veroorzaakt, zou de manager regelrecht tegen de muur worden geduwd.
Een beslissing kan inderdaad het nemen van andere beslissingen vereisen, leiden tot de implementatie van alternatieve oplossingen, andere teams beïnvloeden of weerstand ondervinden die men niet had vermoed.
Het verdient aanbeveling deze reflectie stroomopwaarts van de aanvraag te doen en de verandering vanuit het besluitvormingsproces voor te bereiden.
Presenteer het actieplan
Het gaat om de overgang naar de operationele fase, van idee naar concreet. De rol van de manager is hier om de juiste managementhouding aan te nemen en zijn medewerkers te informeren over de genomen beslissing, de verschillende acties die moeten worden ondernomen, de verschillende stappen die nodig zijn voor de uitvoering van die beslissing: wat zal er worden gedaan, wanneer, door wie, waarom, hoe, met welke middelen.
Het idee hier is dat iedereen volledig integreert wat er moet gebeuren, evenals de rol die ze zullen moeten spelen in dit project / deze verandering.
Het is daarom opportuun dat de manager vooraf de persoonlijkheid van elk van zijn gesprekspartners goed analyseert om zijn manier van communiceren aan te passen en zo alle kansen aan zijn kant te zetten met betrekking tot deze presentatie. Bied schriftelijke ondersteuning om de mondelinge presentatie te begeleiden, evenals visuals om alle soorten persoonlijkheden te betrekken.
Reageren op vragen en bezwaren
Dialoog is essentieel. De manager moet in dit verband zijn medewerkers aanmoedigen om vragen te stellen, hun angsten en aarzelingen te delen, hun mening te geven, hun gevoelens te uiten.
Het is essentieel dat de manager de zorgen van zijn medewerkers hoort en er op een geruststellende manier op reageert …
Betrek de hoofdrolspelers
Hoe meer de manager zijn medewerkers betrekt bij de uitvoering van zijn beslissing, hoe meer ze gemotiveerd zijn voor het welslagen van het project. Idealiter heeft de manager ervoor gezorgd dat zijn medewerkers betrokken zijn bij de uitvoering van het actieplan.
Bewaak de voortgang en handhaaf deadlines
Om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt toegepast en succesvol is, moet de manager regelmatig de voortgang van iedereen volgen, ervoor zorgen dat deadlines worden gehaald, anticiperen op onvoorziene gebeurtenissen, enz.
Debriefing over het proces
Dit laatste punt wordt door managers vaak onderschat. Een debriefing nadat een beslissing is genomen - of After Action Review in het Engels - maakt het echter mogelijk om te inventariseren hoe de zaken zijn uitgevoerd en zo te leren voor de volgende beslissingen.
Met een debriefing na de actie kunt u profiteren van de ervaring om de teamcohesie continu te verbeteren en te maximaliseren.
Managementvaardigheden vereist
Om zijn beslissing af te dwingen, moet de operationeel manager bepaalde specifieke managementkwaliteiten hebben.
Effectief kunnen communiceren
Managementcommunicatie is een pijler van managementpraktijken. Het stelt de manager in staat om te informeren, informatie te delen, taken nauwkeurig te definiëren, enz.
Goede communicatie omvat in het kader van de uitvoering van een besluit onder meer:
- pas uw manier van communiceren aan uw gesprekspartners aan: toon, gebruikte woordenschat, relevante beelden, nauwkeurig, duidelijk en beknopt geschreven materiaal.
- non-verbale taal beheersen om boodschappen beter over te brengen en ervoor te zorgen dat ze goed geïntegreerd zijn, maar ook om eventuele terughoudendheid, misverstanden, enz. op te sporen.
- een vergadering leiden: passende facilitaire stijl, adequate vergadervorm, duidelijke agenda, specifieke doelstellingen, etc.
Actief luisteren
Een integraal onderdeel van de rol van manager, volledig en actief luisteren is essentieel om gehoord te worden.
Actief luisteren is:
- voorbij woorden horen, non-verbale taal decoderen, vragen stellen, herformuleren om ervoor te zorgen dat een element correct wordt begrepen,
- plaats uzelf in de positie van uw gesprekspartners om hun reacties en standpunten beter te begrijpen,
- toon empathie en vriendelijkheid,
- intelligent omgaan,
- boost collectieve intelligentie
Leiderschap en overtuigingskracht
Een zeker charisma is essentieel om te hopen op succes bij de uitvoering van zijn beslissingen. De goede manager zorgt er dus voor:
- een voorbeeld en een drijvende kracht zijn voor haar medewerkers,
- assertief zijn en tegelijkertijd flexibel zijn,
- snel kunnen overtuigen,
- weten hoe te onderhandelen, een consensus te bereiken,
- zijn beslissingen uitleggen…
Mogelijkheid om verandering te ondersteunen
De verschillende fasen van een verandering kennen en weten te managen is een essentiële troef voor de operationeel manager die daarom in staat moet zijn om:
- de gevolgen van een beslissing analyseren,
- de aanwezige krachten en remmen onderzoeken,
- oorzaak en gevolg verbanden leggen om het actieplan effectief te formuleren,
- anticiperen op weerstand om deze beter te overwinnen,
- werknemers geruststellen
- motiveer uw team door de sterke punten van de beslissing te benadrukken zodra deze is uitgevoerd,
- toon flexibiliteit om op een constructieve manier vooruit te gaan en vermijd het wijzen van uw team …
Mogelijkheid om conflicten te beheren
Weten hoe je het begin van een conflict kunt herkennen en vanaf de eerste spanningen kunt handelen, is essentieel om een beslissing tot succes te leiden. Het is dus interessant voor de manager om:
- ontcijfer het non-verbale om de onuitgesproken, opkomende spanningen en andere tekenen van weerstand te identificeren.
- analyseer de problemen: verdedig de belangen van het team met behoud van de belangen van elke medewerker.
- Verminder spanningen vanaf het begin om te voorkomen dat de sfeer verslechtert en de efficiëntie en productiviteit van het team negatief beïnvloedt.
- dialoog vergemakkelijken: iedereen vrij laten uiten, verdraagzaamheid bevorderen, meningsverschillen…
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Personeelsbeheer - Hoe een team aansturen? - Besluitvorming: proces en te vermijden valkuilen
