Vertragingen op het werk of in vergaderingen komen vaak voor, maar het is de verantwoordelijkheid van de manager om actie te ondernemen zodat deze slechte gewoonte niet escaleert en de effectiviteit van een heel team ondermijnt.
Te late werknemer, wanneer reageren?
Sleutels kwijt, files, problemen in het openbaar vervoer, slecht weer, langdurig telefoongesprek, urgentie om af te handelen… We waren allemaal op een dag te laat op kantoor of voor een vergadering, ondanks alle goede wil.
Geconfronteerd met een medewerker die een of twee keer te laat is, is het belangrijk dat de manager op deze momenten begrip en een minimum aan menselijkheid toont.
Als te laat komen echter een gewoonte wordt, is het tijd om actie te ondernemen. Omdat een laatkomer bepaalde negatieve gevolgen kan hebben voor een team, of zelfs voor een heel bedrijf:
- desorganisatie,
- afname van efficiëntie en productiviteit,
- verslechtering van de werkomgeving,
- spanningen, conflicten binnen het team, de service,
- enzovoort.
Hoe reageren?
Wanneer de vertragingen regelmatig worden, zelfs dagelijks, moet de manager ingrijpen voordat de situatie hem volledig ontgaat en de zaken escaleren.
-
Zorg voor een duidelijk beleid inzake vertragingen
De eerste stap is het hebben van een duidelijke en vastgelegde toespraak en beleid met betrekking tot vertragingen. Als er nergens wordt afgesproken, kunnen medewerkers de vrijheid nemen - soms een genoegen - om te komen wanneer ze willen. Of in ieder geval niet te veel zorgen maken over stiptheid in het algemeen.
Het vermijden van voortijdige vertragingen betekent vooral het goede voorbeeld geven. De manager die zijn medewerkers op tijd op het werk of in een vergadering wil zien, zal er zelf een erezaak van maken om punctueel te zijn.
Daarnaast moet het bedrijf duidelijke communicatie hebben over het onderwerp:
- algemene werkuren weergeven,
- nauwkeurig in de arbeidsovereenkomst van de werknemer de dagen en tijden voor het begin en einde van de dag vast te leggen,
- de sancties aangeven bij niet-naleving - onterecht - van deze tijden,
- specificeren van de te volgen procedure in geval van vertraging,
- de controle van de werkuren door het bedrijf uitleggen, indien van toepassing.
-
Laat uw werknemer weten dat u hun vertragingen heeft opgemerkt
Het is belangrijk dat de manager zijn medewerkers laat weten dat hij niet voor de gek gehouden wordt en dat hij hun vertragingen opmerkt. Anders zouden ze kunnen denken dat hun vertragingen onopgemerkt blijven of worden geaccepteerd.
Hiervoor is het niet nodig om een medewerker op uw vertraging te wijzen zodra hij door de deur loopt. Het is beter om constructiever te zijn.
Zo is het 's ochtends begroeten van al zijn werknemers een gewoonte die de manager in staat stelt zijn troepen rond te leiden - en zo te leren over eventuele afwezigheden of vertragingen - en werknemers er perfect van op de hoogte zijn dat hun manager op de hoogte is van hun afwezigheden.
Een andere tip is om bij aankomst langs het bureau van de overleden medewerker te lopen. Zo zal hij onbewust beseffen dat zijn manager zijn vertraging heeft opgemerkt en zal hij daarna meer oplettend zijn.
In een vergadering is het simpele feit dat hij zijn interventie onderbreekt totdat de laatkomer tot rust is gekomen, voldoende om hem aan te geven dat zijn gedrag niet geschikt is.
Gewoonlijk leidt het simpelweg laten weten van een medewerker - duidelijk of op een subtielere manier - dat u een vertraging heeft opgemerkt, ertoe dat ze in de toekomst meer aandacht besteden.
-
Vertragingen opsommen en analyseren
Alle vertragingen hebben niet dezelfde oorzaken, noch dezelfde aard, noch dezelfde gevolgen. Een werknemer die 's ochtends altijd 5 of 10 minuten te laat arriveert, maar net zo laat - of zelfs aanzienlijk meer - van kantoor vertrekt, is geen staatszaak zolang hij niet in een positie verkeert die onberispelijke stiptheid vereist (klantenservice, receptie , winkel, enz.).
Een werknemer in een "eenzame" positie kan het zich veroorloven om af en toe te laat te komen als hij zijn werk goed doet en regelmatig later dan verwacht het kantoor verlaat. Het heeft geen invloed op het werk van anderen. Omgekeerd kan een medewerker het zich niet veroorloven regelmatig te laat te komen op een vergadering of missies te hebben in nauwe samenwerking met verschillende collega's. Het collectieve werk zou enorm worden verstoord.
Het is daarom essentieel om de nodige stap terug te doen en deze vertragingen objectief te analyseren om adequaat te kunnen handelen. Het is niet zozeer de vertraging op zich die moet worden overwogen, maar meer de repercussies van deze laatste op het collectieve werk, het team, de sfeer, enz.
Als eenmaal is vastgesteld dat de vertraging echt een probleem is, is het een goede gewoonte voor de beheerder om een logboek bij te houden van de verschillende geconstateerde vertragingen. Dit laatste zal een concreet en onbetwistbaar element vormen bij de oproeping van de overleden werknemer. Bovendien zal dit register bij herhaalde vertragingen die schadelijk zijn voor het bedrijf, de beslissing om sancties op te leggen ondersteunen.
-
Regel een interview met de recidivist
De volgende stap voor de manager, zodra de vertragingen van zijn medewerker schriftelijk zijn vastgelegd, is om de laatkomer persoonlijk op te roepen om een verklaring met hem te hebben en zijn gedrag opnieuw te formuleren. Het gesprek vindt uiteraard plaats ver van de ogen en oren van andere medewerkers.
Afhankelijk van de geconstateerde vertragingen en de gevolgen daarvan kan het gesprek min of meer formeel zijn. Het doel is niet om de persoon te beoordelen, maar zijn gedrag en om ofwel constructief te handelen om hem een passender gedrag te laten aannemen, ofwel om de sancties toe te passen waarin de verordening voorziet, indien nodig.
Het verdient de voorkeur, zoveel mogelijk en altijd afhankelijk van de ernst van de gevolgen, te trachten de reden van de vertraging(en) te begrijpen. De werknemer kan tijdelijk moeilijke momenten in zijn persoonlijke leven doormaken die deze vertragingen veroorzaken. In dit geval is het de bedoeling hem te helpen acties te ondernemen om deze vertragingen op te lossen. Afhankelijk van de context en de oorzaken kunnen deze acties meervoudig zijn (herziening van de werkuren, inrichten van telewerkdagen, aanpassen van de planning van de werknemer, enz.).
-
Een actieplan opstellen
De laatste stap is ofwel:
- plan samen met de laatkomer de juiste acties om dit gedrag te corrigeren en te voorkomen dat het opnieuw gebeurt. Monitor en feliciteer de inspanningen, herzie de uitgevoerde acties of sanctie als de vertragingen aanhouden.
- passende sancties toepassen: waarschuwing, enz.
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Een goede manager zijn: praktijken en hulpmiddelen - Een ondergeschikte herkaderen - Moeilijke persoonlijkheden beheren
