Bij het managen van een groep mensen is het soms moeilijk om iedereen het eens te worden, overeenstemming te vinden over een specifiek project, een te nemen beslissing, enz. Maar consensus is essentieel voor het goed functioneren van een team.
Wat is consensus?
Dit is het proces van acceptatie door de meerderheid van een groep mensen die samenkomen om over een specifiek onderwerp na te denken. In het bedrijfsleven is het voor de manager een kwestie van het samenbrengen van zijn medewerkers bij de besluitvorming, de ontwikkeling van een strategie, de uitvoering van een project, enz. - de groep bij de start verdelen - en waarover de groep het na overleg eens is.
Consensus opbouwen betekent dus luisteren naar elk standpunt, hoe verschillend ook van de andere, het evalueren, het onderwerpen aan kritiek - constructief - en samen beslissen over een resultaat dat aanvaardbaar is voor elk van de betrokken partijen. De conclusie die voortvloeit uit het consensusproces is dus niet perfect in ieders ogen, maar acceptabel en geaccepteerd door iedereen. Acceptatie is dat deze oplossing/beslissing/idee de groep vooruit zal helpen, zelfs als niet alle leden van datzelfde team het over alle aspecten volledig eens zijn.
Zo komt naar voren dat consensus is niet :
- een autoritaire of opgelegde hiërarchische beslissing
- een perfecte oplossing / idee / beslissing
- een oplossing / idee / besluit unaniem onder de deelnemers
- een meerderheids- of voorkeurstem
- een oplossing die voldoet aan de prioriteitscriteria van bepaalde overheersende deelnemers
In het ideale geval gaat het er niet om te kiezen voor de minst slechtste van de voorstellen, maar om de groep constructief mee te laten denken totdat een aanvaardbare oplossing door iedereen is aanvaard en aanvaard.
Waarom is consensus interessant?
Binnen een team kan niet effectief worden samengewerkt zonder consensus. Voor de beheerder zorgt dit onder meer voor:
- verdraagzaamheid, collectieve reflectie en creativiteit aanmoedigen : vanuit verschillende gezichtspunten innovatieve ideeën / oplossingen naar voren brengen - collectieve intelligentie.
- faciliteer samenwerking en uitwisseling : alle mogelijkheden nalopen om tot een oplossing te komen met een maximum aan engagement bij de deelnemers.
- meer betrekken : medewerkers, aangesproken om hun mening te geven tijdens vergaderingen en betrokken bij de besluitvorming, voelen zich gehoord en zijn meer geneigd om de verschillende projecten in handen te nemen en te verdedigen. Ze geven betekenis aan hun werk.
Hoe consensus opbouwen?
Een dergelijke benadering maakt het mogelijk om de verschillende meningen, mogelijkheden / verschillende oplossingen te omzeilen en moedigt de deelnemers aan om te luisteren en na te denken over de uiteenlopende standpunten van hen. Als het maar op een gestructureerde en constructieve manier wordt uitgevoerd.
-
Formuleer precies de doelstelling
De eerste stap is om duidelijk en precies het doel van de bijeenkomst te definiëren en te vermelden:
- de redenen voor de vergadering herinneren, kort de context vervangen,
- de verwachtingen met betrekking tot de bijeenkomst formuleren,
- relevante informatie delen,
- stel de belangrijkste vragen.
-
Verken de verschillende tracks en standpunten
Dan komt het moment om oplossingen / ideeën te verkennen… Iedereen moet zich vrij kunnen uiten en door iedereen gehoord worden. Het idee hier is om alle problemen, meningen en voorstellen / ideeën / oplossingen over het onderwerp te verzamelen:
- luister naar de verschillende standpunten, uitdagingen van elk,
- brainstorm rond de centrale vraag,
- lijst de voorstellen op,
- noteer de punten van overeenstemming en onenigheid voor elke stelling,
- een shortlist maken van de meest populaire voorstellen.
-
Verken opkomende oplossingen
Het is dan een kwestie van synthetiseren en discussiëren rond de meest acceptabele voorstellen en het samenbrengen van de meeste criteria die aan ieders verwachtingen voldoen. Dus voor elk voorstel in de shortlist:
- let op de punten van hechting en divergentie,
- een voorstel opstellen bestaande uit adhesiepunten en sporen om de twistpunten op te lossen
- betrek de groep bij het zoeken naar een voorstel door de belangrijkste items te beantwoorden en zoveel mogelijk problemen op te lossen
- combineer uiteenlopende voorstellen om tot een oplossing te komen
-
Verduidelijk het voorstel dat de meeste steun krijgt
De volgende stap is om het voorstel dat eruit springt nauwkeuriger te tekenen en zo goed mogelijk te perfectioneren:
- noem de oplossing die de meeste steun van de groep krijgt
- ervoor zorgen dat iedereen duidelijk zijn gerelateerde problemen heeft vermeld
- probeer alle aspecten te verfijnen, inclusief de resterende punten van divergentie - probeer ze op te lossen door te voldoen aan de behoeften van belanghebbenden
- geef iedereen een periode van bezinning als de beslissing strategisch of complex is
-
Dien de beslissing in bij de groep
Zodra de reflecties en debatten voorbij zijn, is het tijd om het voorstel aan de groep voor te leggen om het besluit te ratificeren en verder te gaan:
- de gekozen oplossing formuleren en ter goedkeuring voorleggen
- ervoor zorgen dat iedereen het goed heeft begrepen en dat alle punten van verschil zijn besproken en waaraan gewerkt is
- Verzamel meningsverschillen die van 3 soorten kunnen zijn:
- reserveringen : de deelnemer is niet overtuigd van het voorstel, maar zal er tevreden mee zijn en betrokken worden bij de uitvoering ervan
- opname : de deelnemer onderschrijft de beslissing om verschillende redenen - gebrek aan tijd, totaal oneens met het voorstel, enz. - maar wil de groep niet verhinderen vooruit te gaan. Hij laat het besluit nemen, maar bemoeit zich niet met de uitvoering ervan.
- blokkeren : de deelnemer onderschrijft het voorstel helemaal niet, wenst het niet uitgevoerd te zien en vraagt om het zoeken naar een nieuw voorstel. De groep zal ofwel de blokkade moeten accepteren en een nieuw voorstel moeten vinden of de punten moeten oplossen die de consensus blokkeren.
Consensus wordt geacht te zijn gevonden wanneer er weinig reserveringen en/of opnames zijn en geen blokkades. Het voorstel kan worden uitgevoerd.
-
Definieer een actieplan
De laatste stap is het implementeren van het voorstel dat voortvloeit uit de consensus: wie gaat wat doen, hoe, wanneer: stel het actieplan op dat overeenkomt met de beslissing.
De managementkwaliteiten die nodig zijn om tot een consensus te komen
Voor de manager is het een kwestie van bepaalde persoonlijke vaardigheden, een minimum aan knowhow en, zoals altijd, een flinke dosis gezond verstand om de best mogelijke consensus van zijn team te krijgen:
- Vloeiende communicatie : de doelstellingen nauwkeurig formuleren, de voorstellen herformuleren, voorbij woorden luisteren, synthetiseren, enz.
- Leiderschap : weten hoe je constructief kunt beïnvloeden, prioriteren, prioriteren, onderhandelen …
- Vergaderevenement : discussies articuleren/faciliteren, speeches verspreiden, ervoor zorgen dat iedereen zich vrij uitspreekt, spreektijden beheersen, discussies in goede banen leiden zonder de gestelde doelen uit het oog te verliezen, etc.
- Bemiddeling : zorg dat de debatten constructief zijn, vertraag, luister naar meningsverschillen zonder mensen te veroordelen, laat iedereen de tegengestelde meningen horen en overwegen …
Dit dossier wordt verwezen in: Participatief management: collectieve intelligentie ten dienste van de organisatie - Beslisondersteunende tools: kennen en gebruiken - Besluitvorming: te vermijden processen en valkuilen
