Steeds meer bedrijven ervaren werken op afstand voor bepaalde werknemers - soms voor al hun werknemers. Het verlaten van het model van een traditionele werkomgeving leidt onvermijdelijk tot een verandering in managementmethoden, -methoden en gebruikelijke processen.
Het beheren van een virtueel team vereist een reeks tools en specifieke managementpraktijken.
Snelle navigatie
- Wat is een virtueel team?
- De 4 dimensies van een virtueel team
- De sleutels tot het managen van dergelijke teams
- Praktische tips voor het managen van geografisch verspreide werknemers
Wat is een "virtueel" team?
Het is allereerst interessant om te onthouden wat een team is, of het nu virtueel is of niet. Een team is een groep individuen die in dezelfde richting samenwerken. Het bestaat alleen door zijn missies, zijn projecten, zijn collectieve doelstellingen. Iedereen identificeert zichzelf als onderdeel van dezelfde entiteit. Allen handelen in het belang van de groep, onder leiding van een manager.
Een team is 'virtueel' als de leden niet allemaal fysiek op dezelfde plek en op hetzelfde moment werken. Het is dus een kwestie van samenwerken, maar apart. Samen in de zin dat het hele team in dezelfde richting gaat, naar hetzelfde doel. Los daarvan, want niet alle medewerkers delen hetzelfde kantoor, dezelfde omgeving, dezelfde werkuren, etc. en ontmoeten elkaar eigenlijk niet zelden.
Er zijn verschillende soorten zogenaamde "virtuele" teams. Het kan gaan om teams waarvan de leden zich allemaal in hetzelfde geografische gebied bevinden, maar die - regelmatig of fulltime - werken vanuit een plaats die niet het bedrijf is. Sommigen werken vanuit huis, anderen zijn fan van coworkingcentra, weer anderen reizen de wereld rond als onderdeel van hun missies en communiceren vanuit hun huidige werkplek. Soms heeft het team geen vaste en vaste ontmoetingsplek.
Met de komst van nieuwe technologieën, vooral op het gebied van communicatie, leren medewerkers van virtuele teams om samen te werken, terwijl ze alleen zijn, aan een gemeenschappelijk doel. Tijd, ruimte en organisatie worden opnieuw gedefinieerd. De banden tussen de verschillende medewerkers van hetzelfde team worden versterkt dankzij nieuwe communicatiemiddelen.
Het samenstellen en managen van een virtueel team heeft natuurlijk voordelen, maar ook bepaalde beperkingen.
Voordelen:
- Flexibiliteit voor teamleden - beter evenwicht tussen privé- en beroepsleven, organisatie van de werktijd, organisatie van taken, enz.
- Lagere kosten voor de organisatie - infrastructuur, vastgoed, materieel, omzet, etc.
- Betere productiviteit - minder downtime, betere communicatie…
- Verhoogde tevredenheid van medewerkers…
Limieten
- Groepslidmaatschap en identiteit moeilijk uitvoerbaar,
- Groepscohesie soms moeilijk te creëren, lastig vertrouwen om te installeren,
- Moeite met rekruteer de juiste profielen , stel het juiste team samen,
- Technologische verschillen afhankelijk van de locatie van de werknemers, IT-onderhoudsproblemen, extra kosten voor de diensten die zijn opgezet volgens de geografische gebieden, enz.
- Eventuele culturele barrières
- enzovoort.
De 4 dimensies van een virtueel team
Jessica Lipnack en Jeffrey Stamps hebben 4 dimensies vastgesteld die een virtueel team kenmerken:
- Het doel van het team : missies om een doel te bereiken en resultaten te behalen. Dit vertaalt zich in de inzet, door middel van dagelijkse taken en missies, van elk lid van het team om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Dit laatste is duidelijk gedefinieerd, gedeeld en door iedereen geaccepteerd. Dit resulteert in specifieke rollen, verantwoordelijkheden en missies voor elk lid van het team. De doelstellingen zijn dus zowel individueel als onderling afhankelijk van elkaar.
- Individuen : een leider/manager, medewerkers, 2 dimensies - intern en extern. Een virtueel team is niet alleen een verzameling technologieën, de ene meer ontwikkeld dan de andere. Leden van zo'n team moeten op twee niveaus kunnen werken: intern (zelfstandig en met andere teamleden), maar ook extern (met partners buiten het team - leveranciers, klanten, diverse aanbieders, etc.).
- Links : interacties, interpersoonlijke relaties via communicatiemiddelen. Teamleden zijn met elkaar verbonden via verschillende tools (e-mails, instant messaging, videoconferenties, enz.) om met elkaar te kunnen communiceren. Deze tools maken het mogelijk om de afstand te wissen, het werk en de besluitvorming te vergemakkelijken. De leden van een virtueel team bouwen zo solide interpersoonlijke relaties op en ontwikkelen een klimaat van wederzijds vertrouwen. Fundamentele elementen voor efficiëntie en productiviteit.
- van tijdelijkheid : een agenda / kalender, projecten, een teamlevenscyclus. De manager van een virtueel team zal niet alle leden op hetzelfde moment op dezelfde plaats kunnen verzamelen als bij een klassiek team. Hij zal te maken krijgen met ieders agenda en tijdsdruk. Elk lid van zijn kant zal de nodige inspanningen moeten leveren om zich zo goed mogelijk aan te passen. Het ideaal is om dit te definiëren zodra het team is samengesteld, zodat het kan rondzwerven voordat het zijn prestatiesnelheid heeft gevonden.
De sleutels tot het managen van een virtueel team
Je beheert een virtueel team niet zoals je een 'klassiek' team beheert. Er zijn een paar regels om te volgen.
Effectief communiceren
Communicatie is de basis van elke relatie. Bij het leiden van een team van medewerkers verspreid over verschillende plaatsen, is het essentieel om verschillende communicatiemiddelen met specifieke doeleinden op te zetten:
- informatie delen formeel alle andere leden van het team of slechts enkele,
- informeel chatten met collega's, zoals we zouden doen om de koffieautomaat of om de hoek van een gang - via Slack bijvoorbeeld,
- uitwisselen in een vergadering ,
- een essentieel element doorgeven aan het hele team,
- verder gaan met een project ,
- een dringend item doorgeven direct naar de juiste persoon,
- enzovoort.
Het is dus essentieel om van meet af aan duidelijk het gebruik van elk van de ter beschikking gestelde communicatiemiddelen te definiëren. Dit voorkomt later misverstanden of tijdverlies in de organisatie. Daarnaast draagt het bij aan een bepaald groepsgevoel. Elk teamlid weet welke tool wanneer en met welk doel moet worden ingezet.
Het is ook belangrijk dat alle teamleden snel en intuïtief toegang hebben tot alle ingestelde communicatiekanalen. Aan elke werknemer moet een passende opleiding worden aangeboden, of dit nu ter plaatse gebeurt of via een videogesprek of op een andere manier, zodat de deelnemer volledig en onmiddellijk eigenaar kan worden van de tool in kwestie.
Waarschuwing : het is essentieel om de veiligheid van de communicatiemiddelen te waarborgen, met name als het gaat om de uitwisseling van vertrouwelijke gegevens.
Projecten beheren
Met name wordt een team gevormd om projecten uit te voeren.
Hiervoor is het essentieel om investeren in samenwerkingstools , met name gewijd aan projectbeheer, waardoor het mogelijk is om deadlines te volgen, informatie te delen, meldingen en waarschuwingen te verzenden, de voortgang van iedereen te volgen, een wekelijkse of maandelijkse follow-upbeoordeling uit te geven met een overzicht van alles wat moet worden gedaan, door wie en wanneer.
Het gebruik van dergelijke tools verbetert niet alleen de productiviteit, maar bevordert ook de communicatie en uitwisselingen tussen de verschillende leden van het team. Deze laatste kunnen op elk moment de voortgang van hun collega's volgen, de informatie verzamelen die ze nodig hebben, rapporteren over hun eigen voortgang, enz.
Het aanbod aan projectmanagementtools is breed. Iedereen kiest de formule die het beste past bij zijn werkterrein, de organisatie en de behoeften van zijn team.
Mobiliseer en motiveer de troepen
Om zijn werknemers verspreid over verschillende geografische locaties te betrekken en te motiveren, moet de manager: maximale flexibiliteit, autonomie en vrijheid van handelen mogelijk maken. Dergelijke teams zijn vooral effectief in bevrijde organisaties, die worden gekenmerkt door een werkwijze die een groot deel van zelfsturing en verantwoording aan haar medewerkers biedt.
Dit betekent niet dat hij tevreden moet zijn om de projecten en zijn medewerkers van een afstand te volgen, zonder regelmatig met hen in contact te komen. Het is dus essentieel voor hem om een groepsdynamiek te stimuleren en een zekere navolging te behouden van onder andere:
- deel je visie, geef betekenis,
- herinneren aan de gemeenschappelijke doelstellingen,
- een sterke bedrijfs- / teamcultuur opbouwen,
- het geleverde werk erkennen en waarderen,
- boost de verschillende communicatiekanalen…
Praktische tips voor het dagelijks managen van een virtueel team
Om de productiviteit en het succes van een team van geografisch verspreide werknemers te maximaliseren, moet de manager de juiste tools gebruiken en de juiste managementmethoden gebruiken, terwijl hij over een bepaald aantal specifieke capaciteiten beschikt. Hier zijn enkele ideeën voor het beheren van een virtueel team, van samenwerkingstools tot belangrijke werkwijzen.
Rekruteer de juiste mensen
Stel HET juiste team samen . Dat wat zal bestaan uit medewerkers die effectief op afstand kunnen werken. Voldoende autonoom, gemotiveerd, vindingrijk, met een goed vermogen om schriftelijk en mondeling te communiceren, wetende hoe ze hun tijd efficiënt kunnen beheren. En vooral in wie je het volste vertrouwen kunt hebben. Het idee is niet dat de manager zijn tijd besteedt aan het eisen van verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het werk wordt gedaan.
Bij het aanwerven van deze medewerkers moet de manager er in het bijzonder voor zorgen dat ze in een virtueel team kunnen werken: op hun gemak met de gebruikte en ingevoerde communicatiemiddelen, vindingrijk in het licht van eventuele moeilijkheden of problemen die moeten worden opgelost, maar in staat om te vragen helpen als dat nodig is.
Creëer een vertrouwensrelatie met elke medewerker
Vertrouwen is de basis van elke relatie. Dit is volkomen logisch wanneer de manager en zijn medewerkers elkaar slechts af en toe zien.
Het is essentieel voor de manager om een speciale link te creëren en te onderhouden met elk lid van het virtuele team:
- individueel en regelmatig met iedereen communiceren,
- neem regelmatig contact op met elke medewerker om de lopende projecten en opdrachten te inventariseren, maar ook om meer informeel uit te wisselen,
- regelmatig videogesprekken aanbieden om de relatie menselijker te maken,
- feedback geven en vragen,
- enzovoort.
Maak een virtueel teamcharter
Stel een document op dat duidelijk het team en zijn werkingsregels definieert:
- doel van de groep,
- virtuele teamdefinitie ,
- presentatie van de leden : identiteit, rollen, verantwoordelijkheden, contactgegevens, woonplaats, etc.
- werkingsregels : werkorganisatie, communicatieproces, informatie-uitwisseling en projectbeheerproces, planning van formele en informele vergaderingen, enz.
- doelen definitie : ter beschikking gestelde middelen, verwachte resultaten, gebruikte indicatoren, enz.
Dit document kan ook dienen als ondersteuning voor elke nieuwkomer in het team.
Definieer werkprocessen die zowel gestandaardiseerd als flexibel zijn
Gereedschap, werkorganisatie, proces, communicatie, apparatuur en soms meubilair en werkomgeving zijn elementen die aan werknemers kunnen worden opgelegd. Enerzijds om werk en uitwisselingen te vergemakkelijken. Anderzijds om het gevoel bij dezelfde groep te horen te koesteren.
Standaardiseren met voldoende autonomie en vrijheid aan medewerkers is een garantie voor vertrouwen en consistentie. Iedereen is onderworpen aan dezelfde regels.
Deze consistentie van de manager ten opzichte van alle leden van zijn team zorgt voor een betere efficiëntie en voorkomt misverstanden en andere demotiverende factoren.
Definieer verbindingstijden
Zorg ervoor dat tussen de werkuren van de medewerkers bepaalde tijdvakken samenvallen, met name wanneer de leden van het team werken vanuit plaatsen met verschillende tijdzones. De manager kan deze momenten gebruiken om uitwisselingen te organiseren tussen alle leden van de groep en/of om te communiceren met het hele team.
Het wordt aanbevolen om een meerderheid van de werknemers tegelijkertijd laten werken gedurende een bereik van 3 tot 4 uur per dag minstens. Zelfs als er geen specifieke uitwisseling nodig is, maakt dit principe het mogelijk om een bepaald lidmaatschap van dezelfde groep te definiëren. Medewerkers voelen zich minder geïsoleerd en kunnen indien nodig interageren.
Bovendien zorgt het voor snellere en efficiëntere probleemoplossing, indien nodig.
Een teamidentiteit opbouwen
Organiseer regelmatig teambuildingevenementen waar alle leden van het virtuele team fysiek aanwezig zullen zijn. Als dit om wat voor reden dan ook niet mogelijk is, organiseer dan challenges of totaal informele videocalls waarin teamleden elkaar beter kunnen leren kennen. Het kan interessant zijn om regelmatige uitwisselingen buiten het werk om te plannen.
- Creëer een identieke werkruimte voor iedereen (hardware, software, applicaties, enz.),
- Betrek medewerkers zoveel mogelijk bij de vaststelling van de verschillende protocollen
Maak een virtuele koffiemachine
Op kantoor zijn er veel mogelijkheden om je collega's beter te bespreken en te leren kennen, hechte werkrelaties te smeden: begroetingen, pauzes, koffieautomaat, vergaderingen, verjaardagsfeestjes, enz. Wanneer het team geografisch verspreid is, is het essentieel om kansen te creëren om hetzelfde te doen, ondanks de afstand.
Instant messaging, dat op elk moment en door alle leden van het team toegankelijk is, kan zowel niet-professionele als professionele uitwisselingen mogelijk maken, terwijl dezelfde "lichte" toon behouden blijft die we zouden gebruiken als we hetzelfde kantoor zouden delen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld verjaardagen of andere belangrijke datums met betrekking tot hun collega's vieren, hun plannen voor het weekend delen of zelfs hun ervaringen / ontdekkingen / hobby's delen.
Moedig persoonlijk contact en interpersoonlijke uitwisselingen tussen teamleden aan.
Erken en beloon het verrichte werk
Beloon goed werk om motivatie en toewijding te behouden. Het kan passend zijn om uitdagingen aan te gaan die, indien gewonnen, een beloning opleveren: een bepaald aantal projecten uitvoeren, een bepaald omzetcijfer behalen, nieuwe vaardigheden valideren, nieuwe knowhow verwerven, enz. Deze beloningen kunnen van verschillende soorten zijn: bonussen, nieuwe verantwoordelijkheden, uitnodigingen voor een bepaald evenement, geschenken, enz.
Een dergelijke aanpak zorgt er niet alleen voor dat de motivatie op een hoog niveau wordt gehouden, maar geeft elke medewerker ook het gevoel deel uit te maken van een echt team.
- Stel SMART doelen,
- Bevorder de rol van iedereen binnen de groep,
- Vier successen,
- enzovoort.
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Een goede manager zijn: praktijken en hulpmiddelen - Hoe een team leiden?
