Wat is de OKR-methodiek (Objectives and Key Results)? Hoe dit managementsysteem implementeren? Wat zijn de beste praktijken? Hoe doelen stellen?
Samenvatting
- Definitie van doelstellingen en belangrijkste resultaten (inclusief voorbeelden van OKR-doelstellingen)
- Voordelen van OKR's
- De succescriteria van OKR's
- Hoe de OKR-methodiek implementeren?
OKR: definitie
OKR is de afkorting voor "Objectives and Key Results" of in het Frans "Objectives and Key Results". Het is een managementsysteem voor het definiëren van doelstellingen, het opsplitsen ervan op alle niveaus en het koppelen van belangrijke resultaten. Deze dragen bij aan het slagen van de doelstelling.
Geïnspireerd door het werk van Peter Drucker in de jaren '50 over management door doelstellingen (MPO), formaliseerde Andrew Grove, CEO van INTEL, de "Objectives and Key Results" in de jaren 1980. Dit systeem wordt tegenwoordig geïmplementeerd door alle soorten bedrijven, waaronder Google , Spotify, …
Wat is een doel?
Een doelstelling is een kwalitatief doel dat over een bepaalde tijdshorizon moet worden bereikt. Het geeft de richting aan die we willen inslaan. Waar willen we heen? Het traint en richt de inspanningen van een team op een gemeenschappelijk doel. Het geeft betekenis aan de acties die worden uitgevoerd: "we doen dit, omdat we willen worden…"
Gebruik SMART, inspirerende en mobiliserende doelstellingen:
- S voor Specifiek,
- m voor meetbaar,
- TOT voor haalbaar,
- R voor realisten,
- t voor Tijdelijk gedefinieerd.
Wat is een belangrijk resultaat?
Het succes van een belangrijk resultaat draagt bij aan het behalen van de doelstelling waarmee het is verbonden. Het moet meetbaar zijn: het bestaat uit een maat en een streefwaarde.
Waarschuwing: soms worden de belangrijkste resultaten vaak verward met de uitgevoerde taken, middelen/acties. Voorbeeld: "Het voeren van een communicatiecampagne" is geen belangrijk resultaat, terwijl "Een bekendheidspercentage van 20% verkrijgen" dat wel is. Of nogmaals: "het lanceren van een nieuw product" is een middel (of een activiteit), "het bereiken van 15% marktaandeel met het nieuwe product" is een belangrijk resultaat.
Het is gebruikelijk om per doelstelling 3 kernresultaten te definiëren. Het belangrijkste is om het eenvoudig en efficiënt te houden en tegelijkertijd voldoende statistieken te gebruiken om relevant te zijn. Het juiste aantal ligt meestal tussen 2 en 5.
Verschillen tussen een KPI en een belangrijk resultaat van een OKR : de KPI meet de prestaties van een proces, een activiteit, een dienst, een campagne, enz. De KPI kan worden gebruikt als waarschuwingssignaal, om problemen te identificeren en te verbeteren. Hiermee kunt u een activiteit volgen en beheren via een dashboard. Het belangrijkste resultaat bepaalt een waarde die moet worden bereikt om deel te nemen aan het succes van de doelstelling. Het heeft een sterke bestuurlijke dimensie doordat het is geïntegreerd in een compleet en samenhangend managementsysteem. De metriek die in het resultaat wordt gebruikt, kan een KPI zijn.
De formulering van de doelstelling is essentieel.
Voorbeelden van OKR-lenzen:
voorbeeld 1 - Doel : Word de leider in zijn markt
- Verhoog het aantal verkochte producten met 20%
- Verkrijg een slagingspercentage van 80% voor aanbiedingen
- Verhoog de klanttevredenheid tot 75%
Voorbeeld op het Excel-sjabloon dat bij het praktijkblad wordt geleverd
Belangrijk: de doelstellingen moeten duidelijk, realistisch, concreet zijn… zie de SMART-methode
Voorbeeld 2 - In digitale marketing, voor een inkomende strategie:
Doel : verhoog het aantal leads
- Verlaag het bouncepercentage van 70% naar 50%
- Verhoog het websiteverkeer van 500.000 bezoekers naar 700.000 bezoekers
- Verhoog het aantal pageviews per bezoek van 1,5 naar 2,5
Voorbeeld 3 - om zakelijke doelen te helpen bereiken
Doel : omzet verhogen
- Verhoog de bezoektijd van 70% naar 80%
- Verbeter de conversieratio van prospects naar klanten met 20%
- Vergroot de klantenportefeuille met + 20%
Voordelen van OKR's
De voordelen zijn talrijk. Ze helpen de organisatie efficiënter te maken, met name door:
- behaalt ambitieuze doelen - door het bedrijf duurzaam te positioneren in de zoektocht naar prestaties.
- Betrokkenheid van medewerkers - OKR's geven betekenis aan werknemersactiviteit met duidelijke prioriteiten. Ze weten dat hun dagelijkse inspanningen deel uitmaken van het bereiken van een doel dat ze kennen. Hun activiteit is volledig verbonden met de strategie van het bedrijf. Alle medewerkers gaan in dezelfde richting. Evenzo zijn teams verantwoordelijk voor hun doelen.
- Verbeterde wendbaarheid - de onderneming wordt wendbaarder om zich aan te passen aan de nieuwe omstandigheden op haar markten en in haar competitieve omgeving.
- Afstemming van doelstellingen - er wordt gezorgd voor consistentie tussen de verschillende niveaus van het bedrijf, waardoor het vermogen om zijn hogere doelstellingen te bereiken wordt versterkt.
De succescriteria van OKR's
Hier zijn de belangrijkste principes om dit systeem effectief te laten zijn:
Op het niveau van het hele apparaat:
- Werk aan korte cycli : net als agile methoden maken tactische OKR's deel uit van korte cycli (meestal per kwartaal). Efficiëntie ligt in responsiviteit en aanpassing aan nieuwe parameters die een activiteit beheersen. Stel tussentijdse doelen.
- Beperk jezelf in aantal OKR's om gefocust te blijven op kritische doelstellingen: 5 OKR's max per niveau, 2 tot 5 Belangrijkste resultaten per doelstelling.
- Transparantie is essentieel. OKR's zijn openbaar. Ze worden breed gecommuniceerd en kunnen door alle medewerkers worden geraadpleegd. Deze transparantie is een pijler van het systeem.
- Koppel de OKR niet aan de evaluatie van medewerkersprestaties . Het doel is om de inspanningen te bundelen voor een gemeenschappelijk doel en niet alleen om individuele prestaties te belonen/bestraffen. Het OKR is een beheersinstrument en geen evaluatieinstrument. Anders bestaat het risico dat medewerkers stevig gaan onderhandelen om de doelstellingen te halen. Een situatie die ver verwijderd is van de principes en deugden van het systeem: energieën pushen om zichzelf te overtreffen!
- Heb meetbare doelen
Wat betreft de belangrijkste resultaten:
- Gebruik maatregelen die echt … meetbaar zijn . Zorg er vooraf voor dat de broninformatie beschikbaar is. Bouw geen gasfabrieken om de gegevens te krijgen. Evenzo moet de laatste betrouwbaar en onbetwistbaar zijn.
- Kies maatregelen die de meeste impact hebben op het doel . De relevantie van het systeem staat ter discussie. De belangrijkste resultaten zijn gebaseerd op de belangrijkste oorzaken die een directe impact hebben. Daarvoor heeft Manager GO! raadt u aan tools zoals het Ishikawa-diagram te gebruiken.
- Toegang hebben tot referentiewaarden vóór elk initiatief. De klanttevredenheid verhogen naar 75%, ja, maar waar beginnen we?
- Stel ambitieuze doelen . Het doel is om het beste uit iedereen te halen: creativiteit ontketenen, betrokkenheid en dynamiek stimuleren… kortom, maak van deze indicatoren een dagelijkse uitdaging.
Bij Google gaat het om ‘stretch goals’: deze targets moeten medewerkers uit hun comfortzone halen, ze pushen om dingen te bereiken die ze nog niet hebben gedaan, of zelfs die ze zich niet konden voorstellen. to do… in dit kader is de te bereiken norm 70% van de doelstelling (zie de videopresentatie https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc). Als regelmatig 100% wordt gehaald, is dat omdat de doelstelling niet ambitieus genoeg is. Dit systeem kan perverse effecten hebben, zoals de mogelijke demotivatie van de troepen. Een uitdaging is vooral een te bereiken doel. Als dat laatste niet toegankelijk is, waarom zou je dan de moeite doen?
- Regelmatige follow-up uitvoeren - ook al worden de maatregelen per kwartaal vastgesteld, wacht niet tot het einde van de periode om de resultaten te zien. Ze moeten in ieders gedachten aanwezig zijn en regelmatig worden gecontroleerd. Volg bijvoorbeeld de voortgang van de resultaten tijdens een korte of andere gelegenheid om als team te overleggen.
Hoe de OKR-methodiek implementeren?
Er is geen geformaliseerde methode om een dergelijk managementsysteem te implementeren. De OKR-aanpak is gebaseerd op een aantal te integreren principes . We moeten ons ervan bewust zijn dat dit een nieuwe manier is om het functioneren van de organisatie in relatie tot traditionele managementsystemen op te vatten. Als zodanig is de verandering diepgaand en daarom zijn de risico's van weerstand reëel.
Implementatiestrategieën en -processen
Het navolgen van de voorlopers (Google et Cie) is niet per se de juiste aanpak. Het zou beter zijn pas het concept aan de specifieke kenmerken van uw bedrijf aan : structuur, cultuur, markten… Het "kopiëren en plakken" op dit gebied werkt zelden.
Het is raadzaam om klein, gelokaliseerd te beginnen en OKR's geleidelijk op grotere schaal in te zetten. Deze praktijk maakt het gemakkelijker om het systeem te leren en toe te passen. Er zijn dan twee benaderingen mogelijk:
- Begin met het hoogste hiërarchische niveau en zet de praktijken neerwaarts in (Top Down-benadering).
- Begin met een pilotteam (of dienst) voordat je geleidelijk generaliseert naar het hele bedrijf.
De implementatie wordt geleid door een projectmanager, met stevige en betrokken ondersteuning van het management. Het project kan ook volledig worden beheerd door een werk- (of referentie)groep. Net als Agile-methoden kunnen deze vertegenwoordigers optreden als "kampioenen". Ze belichamen het nieuwe systeem en dragen bij aan de dagelijkse toepassing ervan in het bedrijf.
De structuur van OKR's
- Definieer het hoofddoel op het hoogste niveau
Vertrouw op de visie en de belangrijkste missie van het bedrijf om een coherente doelstelling te definiëren. Dit laatste bepaalt de globale richting waarin het hele bedrijf zich moet bewegen. Het is de basis voor het afstemmen van anderen. De ultieme bewaarplaats.
Het is een doel op lange termijn. De cyclus van strategische OKR's wordt opgesteld over een jaar.
- Definieer driemaandelijkse OKR's
Dit zijn tactische doelstellingen gekoppeld aan teams. Voor elk afgelopen kwartaal wordt de OKR opnieuw beoordeeld. Om ze vast te stellen, vertrouwen de teams op strategische OKR's.
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Beheersysteem
