Hier vervul je de rol van manager van een nieuw team. Als dit nieuws je blij maakt, zijn je nieuwe medewerkers van hun kant zeker geneigd tot verschillende gevoelens, afhankelijk van de context: angst, angst voor verandering, angsten, verdriet, enz. Je zult ze dus gerust moeten stellen bij het vestigen van je leiderschap. Hoe verder te gaan ?
De eerste indruk is vaak goed. Wanneer je aan het hoofd komt van een team dat al op zijn plaats is, is het lastig om een post in te nemen: je moet oppassen dat je het niet overdrijft, niemand beledigt, je ideeën van een blanco doel niet vanaf de eerste seconden wilt opdringen en zorg er vooral voor dat de bestaande samenhang en dynamiek behouden blijft. Dit terwijl toch een zekere autoriteit wordt gevestigd.
Geconfronteerd met de nieuwkomer, ervaart het team heel vaak gevoelens van angst (angst voor verandering, voor het onbekende, om iets te verliezen, enz.), angst (voor nieuwe eisen, een nieuwe managementstijl, enz.), ook verdriet (verlies van een bepaald routinecomfort, bepaalde gewoonten, enz.). Emoties waar de nieuwe manager rekening mee moet houden op dezelfde manier als de situatie en de context waarin hij terechtkomt (buy-out, reorganisatie, pensionering, etc.).
Het eerste contact is een essentieel - hoe delicaat - moment waarop u geen tweede kans krijgt. Het is daarom essentieel om het grondig voor te bereiden.
Het organiseren van een formele of informele presentatiebijeenkomst kan een geweldige manier zijn om uw nieuwe medewerkers te leren kennen, het moreel te voelen en een dialoog en een klimaat van wederzijds vertrouwen op te bouwen, die inherent zijn aan een constructieve relatie met uw team.
Leer uw medewerkers kennen voordat u ze ontmoet
Verzamel vóór deze kennismakingsbijeenkomst wat informatie over uw team om uw nieuwe medewerkers te laten zien dat ze belangrijk voor u zijn en dat u echt om hen geeft. Verschillende mogelijke bronnen:
- informeel gesprek met uw voorganger : als dit niet lukt met uw lijnmanager, uw HRD of zelfs uw CEO. Zij kunnen u een paar woorden vertellen over de persoonlijkheden van elk van uw nieuwe medewerkers (sterke, zwakke punten, enz.), en u informeren over eventuele conflicten / belangrijke informatie binnen het team waarvan u op de hoogte moet zijn.
- organigram / trombinoscoop van het bedrijf : een document waarmee u de organisatie van het bedrijf kunt begrijpen en de rol van elk van de geïdentificeerde werknemers (naam, soms vergezeld van een foto) binnen het bedrijf kunt visualiseren. Het laat u vooral weten wie wat doet in uw nieuwe team.
- Sociaal netwerk van het bedrijf : of intranet. Een handig hulpmiddel om de verschillende medewerkers van het bedrijf te leren kennen en meer over hen te weten te komen: functie, missies, vaardigheden, maar ook hobby's, buitenprofessionele activiteiten, enz.
- klassieke sociale netwerken : in het bijzonder en vooral LinkedIn, waarmee u het professionele profiel van uw nieuwe medewerkers, hun achtergronden, hun verschillende ervaringen, enz. kunt bekijken.
Probeer de namen van uw werknemers te onthouden, evenals enkele elementen over hen: belangrijke successen, hobby's, plaats van herkomst, achtergrond, anciënniteit in het bedrijf, enz. Als het mogelijk is, zet een gezicht op de namen en onthoud deze informatie.
Voor het welzijn van je team en het succes van je nieuwe job is het essentieel om vanaf het eerste contact geen fouten te maken. Als u dus wordt gevraagd om leiding te geven aan mensen van verschillende culturen of generaties, leer dan vooral de gewoonten en gebruiken op het gebied van communicatie en management.
Anderszins, snuif de cultuur en identiteit van uw nieuwe organisatie op. Tijdens uw presentatiebijeenkomst moet u ervoor zorgen dat u in lijn bent met de geest, de praktijken van het bedrijf, terwijl u uw eigen stijl van leidinggeven meebrengt.
Als u echter voormalige collega's of kennissen zou leiden, moet u uw werkrelatie met hen opnieuw definiëren. Een aanpak die aan de zijlijn van deze presentatiebijeenkomst zal plaatsvinden.
Organiseer een presentatiebijeenkomst met je nieuwe team
Formeel of niet, dit relatief korte ontmoetingsmoment (max. 30 min) met al uw nieuwe medewerkers is een sleutelelement in uw integratie en uw taken aan het hoofd van het team.
Kies de juiste plaats
Zowel de plek als de gezelligheid die je voor de installatie zorgt, zijn de eerste ingrediënten van een geslaagde bijeenkomst. Het gaat erom iedereen op zijn gemak te stellen, de stress en angsten die gepaard gaan met deze verandering te verminderen en een klimaat van vertrouwen te creëren door uitwisselingen zo vloeiend mogelijk te maken.
Kies een neutrale, aangename, lichte plaats. Richt de ruimte op een vriendelijke manier in: een ronde tafel als het kan. Dit vergemakkelijkt de interpersoonlijke communicatie. Als u tegenover een team van veel mensen staat of als de kamer geen tafels heeft, zorg er dan voor dat u de stoelen in een halve cirkel naar u toe richt, niet in strikte, rechte rijen. Het is niet veel, maar het heeft een behoorlijke impact op hoe uw medewerkers zich voelen als het gaat om gebruiksvriendelijkheid.
Kies het juiste formaat
Geef bij aanvang aan hoe deze bijeenkomst zal verlopen (het doel en de duur van de bijeenkomst): het gaat erom elkaar in een redelijk korte tijd te leren kennen. Informeer uw nieuwe team dat u hier niet alle verwachtingen en alle vragen zult kunnen beantwoorden en dat u snel individuele interviews zult organiseren waarbij iedereen uitgebreid en nauwkeuriger kan spreken.
Stel jezelf kort voor (je identiteit, je achtergrond, je waarden…). Vermijd monologen en andere grote toespraken. Wees natuurlijk en waar. Je bent hier om elkaar te leren kennen.
Geef je medewerkers een stem zodat ze zich elk om de beurt voorstellen en bijvoorbeeld hun beste herinneringen als team uitdrukken of wat ze waarderen op het gebied van managementstijl. Het doel is om de eerste elementen van een sterke band en vertrouwen met de leden van uw nieuwe team tot stand te brengen.
Als sommige van uw medewerkers te ver weg zijn om fysiek aanwezig te zijn, zorg dan dat de virtuele koppeling optimaal is : geluid, beeld, enz. en hen het gevoel te geven dat ze volledig bij de cirkel horen. Ontmoet ze zo snel mogelijk fysiek, want zelfs als je leeft in een tijd waarin het virtuele koning is, is het essentieel om elkaar echt te ontmoeten om een duurzame vertrouwensrelatie op te bouwen.
Ook alledaagse/informele discussies zijn hier belangrijk. Ze laten persoonlijkheden toe om zich uit te drukken, affiniteiten te creëren. Dit vormt de basis van een verbinding tussen de manager en zijn team, een essentieel element voor een goede samenhang en een positieve groepsdynamiek.
De toon zetten
Als het gesprek eerder informeel bedoeld is en vooral bedoeld is om elkaar beter te leren kennen, blijft het een feit dat het ook voor jou als leidinggevende HET niet te missen moment is, want het is hier dat u legt de eerste fundamenten van uw bedrijfsvoering. Wees positief en constructief.
Oefen actief luisteren. Beantwoord de vragen van uw nieuwe medewerkers met behoud van de gemeenschappelijke doelstellingen. Vermijd zelf-felicitatie door uitgebreid uw eerdere successen en uw geweldige kwaliteiten en vaardigheden als manager bloot te leggen. Blijf bescheiden. Vertel je nieuwe medewerkers dat je eerst veel gaat observeren en leren, en zeker later bepaalde veranderingen doorvoert - als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van hoe het team werkt, maar ook van het bedrijf - en dit altijd met het oog op individuele en collectieve verbetering.
Dit eerste contact dient om een zeker leiderschap te vestigen met respect voor wat tot dan toe is opgebouwd. Misschien vindt u het handig om aantekeningen te maken die u later kunt bekijken.
Absoluut te vermijden : kritiek op uw voorganger, zijn managementmethoden, bedrijfspraktijken, enz. of welk oordeel dan ook.
Elk afzonderlijk ontmoeten
Na uw groepspresentatiebijeenkomst is het raadzaam om elk van uw nieuwe medewerkers individueel te ontmoeten. Dit zal u informeren over de persoonlijkheden van elk lid van uw nieuwe team (vertrouw op non-verbale communicatie) evenals hun perceptie van dingen, hun preciezere vaardigheden, hun verwachtingen, hun angsten, enz.
Voor uw medewerkers is dit het moment om de dialoog met hun hiërarchische meerdere te heropenen, hun angsten te uiten, maar ook te praten over hun successen, hun vaardigheden, enz.
De sleutels tot succesvolle één-op-één presentaties
Hier zijn een paar tips voor het houden van uw eerste persoonlijke ontmoetingen met elk lid van uw nieuwe team:
- eerder een groepspresentatiebijeenkomst hebben georganiseerd waarin uw nieuwe medewerkers zijn geïnformeerd over de organisatie van individuele gesprekken
- formeel een afspraak hebben gemaakt met elk van uw nieuwe medewerkers.
- kies een neutrale en rustige plek om niet gestoord te worden en uitwisselingen te vergemakkelijken.
- weten hoe te luisteren, objectiviteit, empathie en welwillendheid tonen om de basis te leggen voor een constructieve relatie met uw team.
- openlijk vragen : hiermee vermijdt u onder meer defensieve posities van uw medewerkers die zich in de eerste plaats bekommeren om hun positie en/of een ongemakkelijke positie in het licht van een uitgesproken conflict, maar waarover u niet voldoende geïnformeerd bent om constructief kunnen reageren.
Gewapend met de verschillende informatie die tijdens deze bijeenkomsten wordt verzameld, kunt u vervolgens uw eerste werkoverleg goed voorbereiden!
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Hoe een team beheren?
