Het aansturen van een team telewerkers is een moeilijke uitdaging. Zoals elk team moeten de leden ervan communiceren en samenwerken om de missies en doelstellingen te vervullen die u hen hebt toegewezen. Maar noodzakelijkerwijs maakt de afstand het er niet gemakkelijker op.
Bouw een team op maat
Op afstand werken vereist een bepaald aantal kenmerken, zelfs kwaliteiten, om zich aan te passen aan dit type organisatie. Niet iedereen is er toe in staat.
Het ideale profiel van een telewerker:
- vertrouwde persoon : essentieel punt wanneer er een grote autonomie wordt gelaten om de missies te vervullen zonder directe controle.
- onafhankelijk: hij moet zijn beroep in volledige onafhankelijkheid kunnen uitoefenen zonder directe ondersteuning.
- zeer gemotiveerd: het is moeilijk om geïsoleerd te zijn, opgesloten in je bubbel. Een hoge motivatie is essentieel om optimaal te presteren.
- een uitgesproken smaak om te delen: afstand vereist meer inspanning om informatie te delen dan in conventionele werkomstandigheden. Uitwisseling is natuurlijk met collega's in hetzelfde kantoor of het kantoor ernaast. De afstand vereist een extra inspanning om te communiceren, met name door gebruik te maken van bijvoorbeeld instant messaging-tools.
Je hebt misschien niet de mogelijkheid om een team op te bouwen vanaf 0. Aan de andere kant, als je de mogelijkheid hebt om bepaalde medewerkers te kiezen om je team op afstand te versterken, analyseer dan de profielen van elke persoon zorgvuldig om de juiste keuze te maken.
De missies van de externe manager
De missies zijn min of meer hetzelfde als voor het klassieke management van een team dat je "bij de hand" hebt. De factor "afstand" voegt extra complexiteit toe aan het uitoefenen van uw leiderschap.
Dit zijn de prioritaire missies in een context van beheer op afstand:
- Ontwikkel vertrouwen tussen leden en creëer samenhang binnen de groep: bindmiddel van het team, is het nog moeilijker om te vertrouwen zonder elkaar daadwerkelijk te zien. De manager moet op dit punt zeer alert zijn om het gebrek aan vertrouwen niet toe te laten. Het doel is om een echte teamgeest te creëren.
- Structureren en organiseren van het team: zorgen voor de organisatorische middelen om het team te laten werken.
- Duidelijke richting geven : iedereen moet weten wat hij moet doen en hoe zijn werk past in dat van het collectief.
- Motiveren, betrekken: een aanzienlijke inspanning leveren om elke medewerker te helpen in een positieve, zelfs strijdlustige, gemoedstoestand te blijven. het doel is het ontwikkelen en behouden van een hoge mate van motivatie en betrokkenheid.
- Creëer een gevoel van verbondenheid : medewerkers moeten zich opgenomen voelen in het team.
- Kies geschikte communicatiemiddelen : de beste middelen en communicatiekanalen selecteren en implementeren om gestructureerde en ongestructureerde informatie uit te wisselen.
Hoe een virtueel team beheren?
Hier zijn een paar tips:
Organisatie van teamactiviteiten
- Stel duidelijke "spelregels" in: specificeer wat u van elk verwacht in termen van missie-inhoud en -gedrag (zoals het definiëren van het bereik van aanwezigheidstijden). Beheer op afstand vereist meer structurering dan gebruikelijk.
- Maak samenwerking makkelijker: online tools te bieden om uitwisselingen te vergemakkelijken - online agenda delen, videoconferenties, delen van documenten, projectbeheer, sociaal bedrijfsnetwerk, enz.). Zie hieronder voor de details van de communicatie.
Animatie van het collectief
- Ontwerp sterke collectieve doelen: het delen van doelstellingen en deliverables is een hefboom voor cohesie. Iedereen moet weten wat zijn bijdrage aan de uiteindelijke prestatie is.
- Tussenstappen instellen: verdeel de resultaten of doelen in kortere tijdsbestekken dan u normaal zou doen.
- Voeg een dosis realiteit toe aan het virtuele: organiseer regelmatig fysieke ontmoetingen tussen de leden van uw team. Aarzel niet om de belangrijkste momenten te scripten als een project kick-off meeting bijvoorbeeld. Bezoek ook al uw medewerkers.
- Bouw een sterk prestatiebewakingssysteem : rapportagetools ontwikkelen en efficiënte dashboards. Deze instrumenten, die ter beschikking van de werknemers worden gesteld, zullen hen helpen hun activiteit te beheren. Voor u zijn dit waardevolle hulpmiddelen om de prestaties van uw team te beheren.
Individualiteitsbeheer
- Betere ondersteuning bieden aan mensen in nood. U moet een beheer met variabele geometrie aannemen. Sommige hebben nodig veel feedback , anderen geven de voorkeur aan meer afstand.
- Micromanagement verbieden: Echt nietom mensen te overheersen. Wederzijds vertrouwen is de basis voor een efficiënte werking.
Communicatie op afstand
- Blijf in contact, communiceer regelmatig: meer het geval bij dit type organisatie. Plan regelmatig virtuele vergaderingen. Met Skype bijvoorbeeld. Stuur regelmatig informatie over verschillende onderwerpen. Huidige taken, maar ook op het leven van het bedrijf.
- Stimuleer spontane communicatie : Gebruik sociale hulpmiddelen (bijvoorbeeld Slack) om natuurlijke interacties binnen uw groep te ontwikkelen.
In sommige bedrijven kunnen werknemers hun eigen community's creëren over onderwerpen die hen interesseren, die niet noodzakelijk verband houden met hun professionele activiteit. Zij kunnen andere collega's uitnodigen om deze ruimtes te bespreken. Het idee is om een geest van "kameraadschap" te kweken.
