Weten hoe u bepaalde taken aan uw medewerkers kunt toevertrouwen, wanneer en hoe u dit moet doen, is van onschatbare waarde voor u in uw rol als manager. Ontdek hieronder hoe u uw productiviteit en die van uw team kunt verhogen.
Een van de eerste valkuilen waarmee een pas gepromoveerde manager wordt geconfronteerd, is delegatie, wat vaak wordt gezien als verlies van controle. Delegeren is echter een van de belangrijkste vaardigheden die nodig zijn voor een efficiënt en uniform management.
Wat zijn de bijdragen van de delegatie?
Het wegwerken van bepaalde taken is geen gemakkelijke oefening. Het is zelfs een hele kunst! Een efficiënte en succesvolle delegatie vereist enige inspanning en een bepaalde tijd om de mechanismen en vooral de voordelen die dit voor uzelf, maar ook voor uw hele team zal opleveren, volledig te begrijpen:
- Motiveer uw medewerkers - Alleen door te delegeren kunnen wij ons concentreren op de essentiële missies van uw functie en het meest voordelig voor uw bedrijf, maar u stelt ook uw medewerkers in staat meer betrokken te raken, initiatieven te nemen, meer betekenis te geven aan hun eigen missie en zo hun motivatie vertienvoudigen.
- Beheers je tijd - Op papier is je tijd goed verdeeld. Je organiseert je dagen efficiënt en hebt zicht op de projecten door te plannen voor de korte en lange termijn. Dat is de theorie! Want in de praktijk kun je al snel worden ingehaald door de dagelijkse ergernissen en de - min of meer ingrijpende - problemen die zich zonder waarschuwing voordoen.
- Focus op je prioriteiten - Het doel is dan ook om ervoor te zorgen dat er zo min mogelijk tijd aan wordt verspild en om maximale inspanning en concentratie te besteden aan de essentie. Daar ben je tenslotte voor! Door deze niet-strategische taken toe te vertrouwen aan een betrouwbaar persoon die competent is voor dit soort missies, kunt u zich concentreren op uw primaire missie, namelijk: uw team in de juiste richting en in het juiste tempo laten werken om bij te dragen aan de algemene groei van uw bedrijf en laat het blijven groeien.
- Empower je teamleden - Door te delegeren wekt u een gevoel van verantwoordelijkheid bij uw medewerkers, wat resulteert in een verbetering van hun vaardigheden, een grotere motivatie en een besef van zingeving in de geleverde inspanning. Het deugdzame wiel is in beweging!
Wanneer moet je een taak toevertrouwen aan een medewerker?
Nu u overtuigd bent van de voordelen van het toewijzen van bepaalde taken aan uw medewerkers, moet u nog bepalen wanneer u dat doet.
Concreet, om te bepalen of een bepaalde missie kan worden toevertrouwd aan een van de leden van uw team, kunt u vertrouwen op een paar vragen:
- als ik die en die persoon toewijs aan deze baan, zal ik dan tijd vrijmaken om me te concentreren op opdrachten die een essentiëlere impact hebben op de ontwikkeling van mijn afdeling, mijn bedrijf?
- Lijkt iemand in mijn team zich op zijn gemak te voelen met het gebied dat ik wil delegeren? Kan het een innovatieve kijkhoek opleveren?
- door die en die taak aan die en die medewerker toe te vertrouwen, stelt dit hem in staat zijn vaardigheden te verdiepen, te verrijken? Zal dit een nieuwe impuls geven aan het team als geheel?
- Zal dit, door ermee in te stemmen om dit deel van mijn werk uit te besteden, meer betekenis geven aan onze missie als geheel?
- Als ik deze taak delegeer, zal mijn team dan meer betrokken raken en extra motivatie vinden?
- Zal deze overdracht het initiatief van mijn medewerkers vergemakkelijken?
Als het antwoord op een van deze vragen "ja" is, delegeer dan!
Om je op je gemak te voelen en te oefenen met het delegeren van taken, je kunt beginnen met het toevertrouwen van kleine routineklusjes of opdrachten waarin u oprechte en enthousiaste interesse hebt opgemerkt van een lid van uw team. Het kan het ontwerp van een presentatie zijn, de lay-out van een bestand verdeeld in verschillende bestanden, het sorteren van e-mails of zelfs de reactie op sommige ervan, de aankoop van materiaal …
Bang om te delegeren, waarom is het moeilijk?
De angst om te delegeren komt vaak voort uit het feit dat: de manager vreest dat de medewerker aan wie hij een taak toevertrouwt zal falen in zijn missie . Onthoud dat als manager de verantwoordelijkheid om dit werk goed te doen altijd bij u ligt, of u nu delegeert of niet.
Delegeren is dus niet zonder risico. Het is aan jou om het belang hiervan in te schatten en elke taak op een adequate manier aan de juiste persoon toe te vertrouwen, om het risico op onbekwaamheid of onvoldoende bekwaamheid tot een minimum te beperken.
Naast deze angst voor het onvermogen van een persoon om het werk minstens zo goed uit te voeren als hij, kan de manager zich beroepen op een gebrek aan tijd, een gebrek aan vertrouwen in zijn medewerkers, een ongemak veroorzaakt door de overtuiging dat hij zou slagen dus voor een incompetent, een zekere angst om te worden verdubbeld door een ondergeschikte, de angst om niet te weten hoe te delegeren, zelfs een zekere schuld bij het toevertrouwen van missies, de behoefte om alles te controleren, een zekere trots, enz. Sommigen denken zelfs dat ze door alles zelf te doen hun standpunt rechtvaardigen. Pas op voor burn-out!
Maar als een effectieve manager naast het uitvoeren van de projecten die aan uw dienst zijn toevertrouwd, moet u rekening houden met de ontwikkeling van uw teamleden en de ontwikkeling van hun vaardigheden . Dit houdt noodzakelijkerwijs delegatie in!
Hoe delegeren? De belangrijkste punten
Meestal worden de dingen hier lastig. Omdat als het om delegeren gaat, is communicatie van het grootste belang! Wees voorzichtig, communiceren betekent niet van A tot Z assisteren door uit te leggen hoe je de taak zou uitvoeren die je wilt toevertrouwen. Er is ook geen sprake van dat uw medewerker uw gedachten leest en de context tot in detail kent!
Selecteer het meest relevante profiel
Delegeren is een daad van management. Het is voor u de gelegenheid om het succes van de toevertrouwde taak en de bestuurlijke doelstelling te verzoenen. Een interessante hefboom voor een werknemer opnieuw motiveren drijvend.
Vertrouwen
Goed delegeren begint met vertrouwen in de intelligentie van uw medewerker, in hun capaciteiten om de aan hen toevertrouwde taak uit te voeren.
Leg het verwachte resultaat uit
Zoals hierboven beschreven, is het totaal verboden en onnodig om de missie uit te voeren zoals JIJ hem zou hebben uitgevoerd. Beschrijf gewoon de algemene context en geef het verwachte resultaat. Wees nauwkeurig in de verwoording van dit laatste en zorg ervoor dat uw medewerker het goed begrijpt. U kunt bijvoorbeeld de techniek gebruiken die bekend staat als herformulering, waarbij u uw collega vraagt in zijn eigen woorden te herhalen wat hij van zijn nieuwe missie heeft begrepen.
Stel een haalbare deadline in
Het doel is niet om de druk van deadlines waar je onder staat over te dragen op je team. Organiseer jezelf om een redelijke deadline te geven.
Laat uw medewerker autonoom
Voor de uitvoering van de taak, laat je collega het doen! Welke motivatie zou hij/zij hebben om een handleiding tot op de letter te volgen? Laat zijn nieuwsgierigheid, zijn creativiteit de vrije loop! Door dit te doen, zal hij / zij uw vertrouwen in hem / haar voelen en des te efficiënter en productiever zijn! De motivatie zal er zijn! Als je de genoemde missie op een positieve manier zou kunnen presenteren en betekenis geven, niet alleen voor hem, maar voor het hele team, zelfs het hele bedrijf. Overdrijf het in ieder geval niet! Het zou kunnen worden gezien als cynisme en het tegenovergestelde effect hebben …
Maak de benodigde middelen beschikbaar
Onafhankelijk vertrekken betekent niet dat u middelen ontneemt. Het doel voor zowel uw medewerker als voor u is het succes van de toevertrouwde taak. Zorg er dus voor dat hij toegang heeft tot de nodige middelen om het werk uit te voeren dat u aan hem hebt gedelegeerd.
Maak een gewone steek
Vooral bij lange opdrachten is het belangrijk enkele punten plannen over de voortgang van het werk . Zo weet u er constructief voor te zorgen dat het project nog steeds op schema ligt.
Blijf de hele tijd op de hoogte!
Je delegeert natuurlijk, maar het is niet een kwestie van puur en alleen een taak kwijtraken en er geen omkijken meer naar hebben. Blijf tijdens de hele taak open en beschikbaar.
Concluderen, delegeren is essentieel! Jij - en niemand - kan alles doen of de tijd verdraaien. Als manager is het een van je missies om je team (waarvan je een integraal onderdeel bent) optimaal te organiseren. Je moet geen dictator of oppas zijn, maar een rolmodel, een mentor, een leider en je team naar het beste leiden. Of het nu in het belang van het bedrijf is, maar ook in het belang van iedereen.
Dus… Glimlach, het lukt je!
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Weten hoe te delegeren
