Als eerste troef van het bedrijf, moeten human resources niet alleen worden beheerd, maar vooral gemotiveerd.
Het jaargesprek, het onderwerp van dit dossier, is een ideaal hulpmiddel om de motivatie van uw medewerkers op peil te houden.
Maar dan…
Hoe maak je van deze verplichting (verplicht ritueel) een motiverend hulpmiddel, dus een kans?
Motivatie-demotivatie en jaarlijks onderhoud
Onder de belangrijkste demotivatiefactoren die door HR-professionals worden geïdentificeerd, is het gebruikelijk om te noemen:
- Een slechte sfeer en slechte relaties,
- Het niet in aanmerking nemen of erkennen van de bijdrage van werknemers,
- Onduidelijke doelstellingen, slecht gekaderd.
Het jaarlijkse onderhoud kan een kans zijn om ze tegen te gaan. En om de medewerkers energie en enthousiasme te geven, mits er de nodige tijd voor dit gesprek wordt genomen en onder de best mogelijke omstandigheden wordt uitgevoerd:
- relationeel met de n + 1 die de werknemer ontvangt
- voorbereiding op het interview
- luisteren tijdens de uitwisseling
- door het stellen van doelstellingen te scheiden van het activiteitenverslag
Een managementtool zoals alle andere
Goed communiceren over het jaargesprek is essentieel om het door de medewerkers te laten accepteren, en nog beter, om het een motiverende factor te laten worden. Het wordt dan een echt hulpmiddel voor managers.
Maar hiervoor moet de HRD eerst werk hebben, zodat het als een volledig beheersinstrument wordt gebruikt en in de praktijk wordt geïntegreerd.
Jaarlijks onderhoud in lijn met het bedrijf
Deze tool, afkomstig uit de Angelsaksische wereld, is nog niet voldoende aangepast aan onze Franse bedrijfscultuur. Het is daarom noodzakelijk dat het bedrijf zich het toe-eigent en opnieuw verbindt met zijn realiteit. Het begint met het schrijven van een vragenlijst die niet alleen is afgestemd op het bedrijf, maar ook op de afdeling of activiteit van de medewerker. Zo zullen alle medewerkers, te beginnen met het management, het zich gemakkelijk toe-eigenen.
Het jaargesprek, een belangrijk moment voor iedereen, HR, managers en medewerkers
Het is belangrijk voor HR om dit moment te waarderen, niet om het te presenteren als een wettelijke verplichting, maar eerder als een echt geschikt en relevant moment om de medewerker centraal te stellen in de zorgen van zijn manager.
Communicatie is weer van belang! Het zal nuttig zijn voor de HRD om te werken aan taalelementen om de betrokken managers te ondersteunen.
Dus waarom niet spelen met terminologie om het interview nog meer gewicht te geven: niet om te praten over een beoordelingsgesprek maar eerder over een activiteitengesprek (voorgesteld door Francis Kaufmann, associate director bij CAA)?
Formaliseer en creëer de juiste bedrijfsomstandigheden om de motivatie te bevorderen
Nu deze voorwaarden zijn verduidelijkt, zal het verloop van het interview geloofwaardigheid verlenen aan een globale benadering van het bedrijf.
Voorbereiding en voorwaarden
Het succes van het interview hangt niet alleen af van de manager, elke stakeholder moet in gelijke mate worden betrokken om er maximaal profijt van te hebben.
Dus, ikinterviewdeelnemers moeten stroomopwaarts voldoende voorbereidingstijd hebben, waarin ze een stap terug doen van het afgelopen jaar, feitelijk gezien, maar ook vanuit de wensen of mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling.
De verwachte lengte van het gesprek is een ander teken dat de manager belang hecht aan zijn medewerker. Het duurt minimaal 1,5 uur per afspraak, waarbij de volledige aandacht van de leidinggevende wordt besteed.
Ten slotte telt de toon van de medewerker, met het gebruik van de ons, in plaats van de "jij" en de "ik".
Luister, meet en feiten
Vaak herhaald maar moeilijk te respecteren, actief luisteren is in dit gesprek essentieel voor de manager: luisteren, herformuleren, begrijpen. Laat de medewerker zich uitspreken over de feiten, laat de manager commentaar leveren en constructief kritiek leveren op dezelfde feiten op basis van bevindingen in plaats van oordelen. Hiervoor moeten managers en medewerkers het hele jaar in gedachten hebben om de gunstige of ongunstige feiten te noteren waarop ze zich zullen uiten.
Ten slotte moet de manager zich concentreren op: geef prioriteit aan het positieve, om terug te stuiteren wanneer de resultaten gemengd zijn.
Als het jaargesprek ook het moment is om doelen te stellen, is het van belang dat deze door de leidinggevende worden beargumenteerd en door de medewerker worden geaccepteerd.
En waarom zou u de medewerker niet zijn eigen doelstellingen laten bepalen - kwalitatief en kwantitatief - ook op een beredeneerde manier (dat wil zeggen door de voorwaarden voor het bereiken van de doelstellingen te identificeren) die de manager al dan niet accepteert. Deze manier van werken is vaak een goede manier om de motiverende elementen van de medewerker te identificeren: gemotiveerd door de uitdaging? Door vaardigheden te verbeteren? Door verantwoordelijkheden te vergroten? Door meer geschikte hardware of software toe te wijzen?
Te weinig belang hechten aan het evaluatiegesprek, niet werken aan de voorwaarden van het verloop ervan, er niet genoeg middelen in steken, kan het een leeg instrument maken maar ook leiden tot demotivatie. HR moet zich hiervan bewust zijn.
