Het is essentieel, zowel voor de manager als voor de leden van zijn team, om een duidelijke visie te hebben op de doelstellingen en uitdagingen van de verschillende toevertrouwde opdrachten, om een sereen werkklimaat te behouden en om bij te dragen tot de persoonlijke efficiëntie van elk van hen, maar ook tot collectieve efficiëntie.
Hiervoor is er een instrument van formidabele efficiëntie voor degenen die weten hoe het te gebruiken: feedback.
Waar bestaat feedback uit?
Dit anglicisme - dat kan worden vertaald als "feedback" - duidt een follow-up aan, een vast punt tussen de manager en zijn medewerkers met betrekking tot de geleverde inspanningen of het te wijzigen gedrag. Het kan ook een benadering zijn die plaatsvindt tussen medewerkers onderling of zelfs tussen de verschillende managers van het bedrijf. Het doel van een dergelijke aanpak is continue verbetering.
Deze tool maakt deel uit van een wereldwijde communicatiebenadering en kan verschillende aspecten aannemen.
Om effectief en constructief te zijn, moet het bovendien: gebaseerd zijn op nauwkeurige, feitelijke en waarneembare elementen . Elk oordeel over het individu zal moeten worden verboden op straffe van vernietiging van het hele proces en een verwoestend effect op de atmosfeer en totaal contraproductief.
Het doel is om een persoon aanmoedigen om het momentum vast te houden, hun prestaties te verbeteren of zelfs bepaalde acties / gedragingen te corrigeren .
Een feedbackgesprek moet open dialoog met betrekking tot het gedrag en/of de handeling in kwestie. Het is geenszins een monoloog van degene die het brengt.
Verschillende soorten feedback
We onderscheiden verschillende feedback-effecten, afhankelijk van de actie en/of het gedrag waarnaar ze verwijzen en het gewenste doel. In alle gevallen, feedback moet worden gegeven met respect voor de persoon aan wie het is gericht.
Negatieve feedback
Delicaat, maar vooral gebruikt door managers die het positieve om verschillende redenen verlaten (managementconceptie, bescheidenheid, onhandigheid, enz.), Dit soort feedback, op een constructieve manier gegeven, is gericht op verbetering en vooruitgang. Het doel is dat iedereen zich bewust wordt van zijn fouten en zwakheden en daarvan leert. Als de fout menselijk is, is het belangrijk om te weten hoe je van de kansen kunt leren.
Zie ook "Hoe om te gaan met kritiek".
Positieve feedback
Vaak over het hoofd gezien - ten onrechte, maar gemakkelijker te leveren dan negatieve feedback, deze positieve feedback op een ondernomen actie of gedrag is een krachtige motiverende factor. Het zorgt namelijk voor een positieve dynamiek bij de werknemer. Het verstevigt het zelfvertrouwen, stimuleert de creativiteit en versterkt de teamcohesie. Een vicieuze cirkel die zich snel uitbreidt naar het hele bedrijf.
Voorbeelden van positieve feedback: gefeliciteerd, erkenning van een bepaalde vaardigheid,
Corrigerende feedback
Het wordt gebruikt om de werkas of het gedrag van een medewerker bij te sturen wanneer deze de verkeerde kant op gaat, het is bedoeld om beter te worden waargenomen, constructiever dan alleen maar negatieve feedback. Het doel is om een verandering teweeg brengen in de aanpak van de medewerker in een specifieke context .
Het neemt de vorm aan van een opbouwende kritiek: het verbeteren van een bepaald punt, "expert"-advies, coaching, enz.
Let op: het is essentieel om een stap terug te doen voordat u feedback geeft - tenzij de situatie ernstig is en iemand gevaar loopt.
Belang van een feedbackproces
De voordelen van het implementeren van een dergelijke aanpak binnen uw afdeling/bedrijf zijn talrijk:
- Onderhoud een vertrouwensrelatie met de leden van zijn team door natuurlijke en open communicatie.
- Zorg ervoor dat iedereen het heeft begrepen haar missie en gaat in de goede richting.
- Geef meer betekenis aan de missie van elke persoon : door zich bewust te worden van het reilen en zeilen en het belang van hun missie, zijn medewerkers meer verantwoordelijk, meer betrokken, meer autonoom. De collectieve intelligentie wordt daardoor versterkt.
- Herken werk, vaardigheden en talent leden van zijn team: door regelmatig kwaliteiten en successen te benadrukken.
- Bijsnijden en een medewerker de mogelijkheid bieden om de situatie in een lopend dossier te corrigeren, een onopgemerkte fout te corrigeren, enz.
- Laat een medewerker vooruitgang boeken , de aanpak van een project, een bepaalde missie, enz. verbeteren.
- Maak alle obstakels / moeilijkheden onschadelijk vanaf de eerste symptomen: communiceer zonder te wachten tot het aan een kant degenereert. Inderdaad, een ongemak dat niet voldoende vroeg in aanmerking wordt genomen, veroorzaakt niet alleen wrok, woede of bitterheid bij de hoofdrolspelers, maar kan ook rampzalige gevolgen hebben voor het team, zelfs het bedrijf … Het is daarom essentieel om zo snel mogelijk te communiceren. .
- Voor de manager is het de gelegenheid om zijn managementstijl te evalueren , breng eventuele correcties aan en verbeter in de praktijk van je kunst, ken jezelf beter …
Een feedbackproces instellen
De aanpak maakt deel uit van een wereldwijde communicatiestrategie binnen het bedrijf. Werknemers moeten op de hoogte zijn van het bestaan van deze praktijk en de ins en outs ervan kennen.
De aanpak komt tot uiting door: regelmatige, snelle en gestructureerde feedbackgesprekken. Om constructief en zinvol te zijn, moet een interview binnen 24 tot 48 uur na het gedrag plaatsvinden. Verder verliest de benadering al zijn betekenis.
Een succesvol feedbackgesprek voeren
Zoals elke uitwisseling wordt een dergelijke bijeenkomst, hoe informeel ook, voorbereid. Het is belangrijk dat elk van de hoofdrolspelers beschikbaar en voorbereid is.
Enkele mogelijkheden voor succesvolle feedback:
- Creëer een klimaat van vertrouwen binnen het team/afdeling/bedrijf: medewerkers moeten zich gerespecteerd, gehoord en overwogen voelen.
- Kies het juiste moment feedback geven: ook al zijn deze vergaderingen nogal informeel, het is essentieel om de vergadering te plannen op een moment dat de 2 hoofdrolspelers volledig beschikbaar zijn.
- Kies de juiste plaats en vorm : kies elke 2 minuten een rustige plek om niet gestoord en/of afgeleid te worden en geef een informeel, maar gestructureerd karakter aan de vergadering.
- Neem voldoende afstand alvorens feedback te geven: reageren onder invloed van een emotie - vooral negatief - is zelden relevant. Daarnaast is het beter om een relatief neutrale toon te gebruiken om van elke parasitaire emotie verlost te worden en de ander te leiden in plaats van hem te veroordelen.
- Gebaseerd zijn op feiten, handelingen of waarneembare en meetbare elementen : succesvolle feedback wordt gegeven zonder enig oordeel over de persoon. De manager geeft feedback op het handelen van zijn medewerker en niet op zijn persoonlijkheid, zijn functioneren, zijn karakter, etc.
- Empathie tonen : communiceren door rekening te houden met het functioneren en de behoeften van de ander, actief luisteren, herformuleren om misverstanden te voorkomen.
- Wees eerlijk en welwillend : authenticiteit, oprechtheid en vriendelijkheid zijn essentiële elementen.
Feedback is een krachtige hefboom voor communicatie en management. Ontdek de SKS - Stop-Keep-Start, een eenvoudig en effectief hulpmiddel om u te helpen in dit proces of zelfs Johari's venster om zichzelf en zijn manier van communiceren met anderen beter te leren kennen.
