De briefingbijeenkomst is een zeer interessant instrument om zo dicht mogelijk bij uw medewerkers te staan. Het heeft een dubbel voordeel: u kunt direct belangrijke feiten communiceren en uw team er nog meer bij betrekken. Na een meer gedetailleerd overzicht van het belang van dit instrument, stellen we u voor om u te concentreren op de goede praktijken ter zake. Het doel: dat u de opdracht concreet kunt gebruiken in uw bedrijfsvoering.
Wat is de teambriefing?
Dit is een directe manier van communiceren met al uw medewerkers, vergelijkbaar met een minivergadering. Het wordt gekenmerkt door een informele kant waar: uitwisseling is de prioriteit . Iedereen kan zich uiten over de onderwerp(en) die je lanceert, vragen stellen…
Wat de modaliteiten betreft, staan de deelnemers zowel zittend als staand. Je hebt misschien wel eens gehoord van de staande vergadertechniek. Nou, het wordt meestal gedaan voor teambriefings!
Waarom dit hulpmiddel gebruiken?
Over het algemeen gebruikt u deze beheertool hetzij op een terugkerende en georganiseerde manier - ex. elke maandag om de balans op te maken van de komende week en de afgelopen - hetzij op ad-hocbasis wanneer er behoefte aan informatie ontstaat (managementbericht om over te brengen, onvoorziene gebeurtenis, enz.).
In het geval van geplande vergaderingen, teamleden hebben meestal de mogelijkheid om de toevoeging van thema's aan te vragen op de agenda.
Interesse in briefingbijeenkomsten
Laten we nu de belangrijkste voordelen bekijken:
- een bericht verzenden door onmiddellijk feedback van het team te verzamelen,
- anticiperen op disfuncties of snelle oplossingen vinden,
- mensen betrekken in collectief succes en het ontwikkelen van hun gevoel van verbondenheid,
- doordrenken van de bedrijfscultuur door een visie, missies,
- ideeën en suggesties verzamelen van uw medewerkers,
- anticiperen op geruchten het voortouw nemen door heldere en eenduidige communicatie,
- laat iedereen de rol van anderen kennen in het team,
- teamcoördinatie vergemakkelijken ,
- maak een effectieve update over de voortgang van de taken van elk en het bereiken van collectieve doelstellingen,
- de troepen opnieuw mobiliseren ,
maar ook om te versterken uw leider afbeelding !
De korte is inderdaad een krachtige managementtool om u dichter bij uw medewerkers te brengen . Het is zelfs essentieel in uw activiteit als manager.
Hoe voer je een teambriefing uit?
Frequentie
Als je briefing gepland is, het kan elke week worden gehouden . Merk op dat sommige managers er één per dag organiseren. Te meten volgens de problemen, het team, de context, enz. De snelheid en het pragmatische karakter van deze bijeenkomst pleiten voor veelvuldig gebruik.
Bij uitzonderlijke communicatie staat niets u in de weg om een mini-meeting uit te lokken tussen 2 geplande briefingen.
Looptijd
Een kort is per definitie kort. Sta maximaal 30 minuten toe.
Pas op dat u er geen "klassieke" bijeenkomst met eindeloze debatten van maakt.
Plaats
Het is heel gebruikelijk om deze uitwisseling binnen de werkruimte van uw medewerkers te houden. Deze praktijk heeft voor- en nadelen. Een van de voordelen is: de snelle, informele kant versterken zonder een "vergadering" te hebben . Aan de andere kant, de het risico is niet om de aandacht van iedereen volledig vast te houden omdat de laatste, omdat ze dicht bij hun werkstations zijn, misschien niet helemaal loskomen. Om dus te zien volgens de configuratie van het pand.
In sommige gevallen is een afgezonderde ruimte bij de werkstations een goede oplossing.
Indien de medewerkers in dienst blijven, aandringen op het stoppen van hun activiteiten , oproepdoorschakeling activeren, enz. Kortom, doe er alles aan om niet gestoord te worden.
Houd vergaderingen staande heeft veel voordelen: u hoeft geen tijd te besteden aan details, waardoor u uzelf kunt afsluiten van uw activiteit door een andere houding aan te nemen dan achter uw computer te zitten.
Aantal deelnemers
Om de uitwisseling te vergemakkelijken, mag u niet meer dan tien deelnemers hebben. Als je een groot team aanstuurt, houd dan meerdere briefingen bij (per afdeling, per project, enz.) volgens de meest relevante groepering volgens de behandelde onderwerpen en de problemen.
voorbereiding
Snel punt betekent niet gebrek aan voorbereiding. Anticipeer op vragen, verzamel belangrijke gegevens, enz. voor maak de briefing zo efficiënt mogelijk en versterk uw imago als professionele manager.
Best practices voor een succesvolle briefing
- Kondig van tevoren de behandelde onderwerpen aan, de doelstellingen en wat u van elk ervan verwacht . Omdat snelle efficiëntie wordt nagestreefd, moet u onmiddellijk de aandacht van het publiek trekken. Gebruik een advertentie of schokkende zin zoals: "Je hebt buitengewoon werk verricht", "Er is een enorme kans om contact met ons op te nemen", …
- Lijst snel mondeling, op een whiteboard of flipchart (zie het methodebestand over het gebruik van flipchart), de onderwerpen die u wilt behandelen
- Specificeer de maximale duur
- Nodig uw medewerkers uit om zich uit te spreken om hun feedback te verzamelen , monopoliseer de vloer niet. Pas op dat u tijdens de briefing geen eindeloze discussie opent, in tegenstelling tot het doel ervan. Verzamel de informatie en plan een speciale vergadering om het probleem aan te pakken.
- Toon een echte bereidheid om te luisteren en niet te doen alsof . U zult uw teamleden niet lang voor de gek houden door te geloven dat u aandacht schenkt aan wat ze zeggen. Concreet als er geen rekening wordt gehouden met suggestie of escalatie van het probleem, zullen de volgende instructies steriel zijn. Integendeel, maak de balans op van de voortgang na rekening te hebben gehouden met de opmerkingen.
Er wordt naar dit bestand verwezen in: Beheertools
