Je zou kunnen denken dat de tijd nemen om na te denken de actie vertraagt, maar dat is niet zo. Een relevante oplossing maakt het inderdaad mogelijk om richting efficiëntie te gaan en niet te verdwalen in onproductieve agitatie.
Moet u als manager zelf beslissingen nemen, vertrouwend op het advies van een groep of uw ideeën voorleggen aan die van anderen?
We beslissen niet noodzakelijk op dezelfde manier om te beslissen over een bestuurlijke, strategische of tactische kwestie. , enzovoort. Je zou ook moeten weten neem de nodige afstand om zijn beslissingen niet te laten leiden door zijn emoties …
Beslissen is dus een hele kunst! Gelukkig bestaan er tools en methoden om de juiste keuze te maken. Zelfs als de meeste besluitvormers kiezen tussen 2 alternatieven voornamelijk op basis van hun gevoelens.
Wat is een besluit?
Een bestuurlijke beslissing is een keuze gemaakt tussen meerdere mogelijke opties na afweging van de voor- en nadelen van elk van deze opties en analyse van de gevolgen binnen het kader van de aanvankelijke gestelde doelstelling.
Besluitvorming kan verschillende aspecten hebben, afhankelijk van de context, de situatie, de problematiek en de persoonlijkheid/competentie van degene die de beslissing neemt:
- alleen beslissen na zorgvuldige afweging met zichzelf,
- denk en beslis in collectief ,
- vertrouw op advies geïnformeerd door externe deskundigen,
- beslissen om te niet om te beslissen ,
- speel de struisvogel en laat het aan het toeval over ,
- volg je intuïtie soms tegen alle verwachtingen in,
- kijk hoe anderen zich in zo'n situatie gedragen en vind ze leuk ,
- enzovoort.
Besluitvormingskader
Er zijn over het algemeen 2 assen voor besluitvorming: solo of in een groep. Elk van deze opties heeft zijn sterke punten en beperkingen.
Beslis alleen
Als alleen beslissen voor sommigen soms nog een manier is om een bepaalde macht te verwerven, lijkt het op het eerste gezicht eenvoudig en heeft het bepaalde voordelen, zoals:
- Snelheid : persoonlijke keuze na analyse van de verschillende mogelijke opties zonder anderen overdreven in vraag te stellen.
- Eenvoud van implementatie : geen vergadering te organiseren of denktank te vormen.
- Verwijdering van invloeden en manipulaties verschillende: persoonlijke keuze gemaakt in zijn ziel en geweten, zonder onderworpen te zijn aan enige hiërarchische, emotionele, financiële, politieke invloeden, enz.
Feit blijft dat dit wel enkele nadelen heeft:
- Subjectiviteit : beslissing genomen volgens de persoonlijkheid van de beslisser, zijn ervaring, zijn kennis, zijn hiërarchische positie, enz.
- Gebrek aan perspectief : emoties kunnen de beslissing verstoren, zeker in een crisissituatie waar de keuze vaak in een noodsituatie wordt gemaakt.
- Schadelijke beslissing : wegens een gebrek aan competentie en/of gepaste kennis op bepaalde specifieke punten.
- Gewicht van negatieve gevolgen : Bij een verkeerde keuze kunnen de verschillende gevolgen zwaar zijn.
Beslissen als een groep
De tweede keuzemogelijkheid is het min of meer beperkte gebruik van de groep. Zo wordt de beslissing genomen:
- bij consensus : elke deelnemer aan de besluitvormingsvergadering geeft zijn mening. Het gaat er niet om een optie te vinden die aan ieders verwachtingen voldoet, maar een win-win-overeenkomst waarbij iedereen zijn rekening zal vinden en verdedigen aan het einde van de vergadering.
- aan de meerderheid : individuele stemming na reflectie en collectieve analyse. De groep verwees naar de door de meerderheid van de deelnemers gekozen optie.
- Door delegatie : aanwijzing van verschillende vertegenwoordigers van verschillende subgroepen of experts die verantwoordelijk zijn om hun stem te laten horen en die hen vertegenwoordigen tijdens besluitvormingssessies (bv. werknemersvertegenwoordigers, vakbondsvertegenwoordigers, technische specialisten, enz.) .
Zoals de beslissing die solo wordt genomen, biedt beslissen in een groep verschillende voordelen: , waaronder :
- Betrokkenheid van het hele team in het besluitvormingsproces: elk lid van het team neemt deel aan de reflectie door zijn standpunt en oplossingen in te brengen. Iedereen luistert naar anderen en wordt zich bewust van nieuwe elementen. De groep gebruikt haar collectieve intelligentie in dienst van het oplossen van het gestelde probleem met het gemeenschappelijke doel om de meest adequate uiteindelijke beslissing mogelijk te maken.
- Verantwoordelijkheid teamleden: iedereen is op de hoogte van de problematiek en handelt daarnaar.
- Versterking van de groepscohesie : collectieve reflectie versterkt de banden tussen medewerkers van hetzelfde team.
maar ook displays enkele limieten :
- Langer en moeizamer proces uit te voeren: organisatie van vergaderingen, collectieve reflectiesessies, opstellen van rapporten, enz.
- conflicten bij grote meningsverschillen en de onmogelijkheid van consensus: een persoon die niet voor de keuze van de meerderheid heeft gestemd, kan de uitvoering van de gekozen oplossing vertragen of zelfs zo ver gaan dat hij deze saboteert.
- Machtiging van een werknemer, indien vertegenwoordigd: achter hun vertegenwoordiger kunnen bepaalde individuen zich volledig losmaken van elke verantwoordelijkheid voor de genomen beslissingen, wat uiteindelijk het hele team schaadt.
Stadia van het besluitvormingsproces
Of de beslissing nu individueel of collectief wordt genomen, het besluitvormingsproces is in grote lijnen hetzelfde en volgt 4 duidelijk gedefinieerde hoofdstappen.
-
Identificeer het probleem dat moet worden opgelost
De allereerste stap in het besluitvormingsproces is om: duidelijk en nauwkeurig het op te lossen probleem identificeren.
Het gaat hier dus om het zich bewust worden van een verschil, op een moment "t", tussen de doelstelling / het oorspronkelijk gedefinieerde project en de realiteit, en dat er actie moet worden ondernomen om de situatie te corrigeren.
-
Identificeer de verschillende mogelijke opties
Zodra de situatie precies is aangegeven, komt het moment om identificeer de verschillende mogelijke keuzes :
- verzamel alle informatie, gegevens, cijfers met betrekking tot het genoemde probleem
- analyseer vooraf het probleem, de bronnen die tot de storing hebben geleid
- een beroep doen op experts, advies of meningen van buitenaf
- vergelijkbare staten bestuderen en/of informeren naar goede praktijken in een vergelijkbare situatie
- relevante en kwaliteitsoplossingen ontwikkelen
-
Analyseer de gevolgen voor elke optie
Als alle mogelijkheden zijn opgesomd, moet u dan denk aan de gevolgen - risicoanalyse en verschillende succesfactoren - voor elk ervan:
- noem de nadelen en voordelen voor elk van de geïdentificeerde opties
- kosten berekenen
- meet de risico's
-
Definieer de gekozen optie en implementeer deze
Nadat de mogelijkheden zijn bekeken en nauwkeurig zijn geanalyseerd, is de laatste fase die van de definitie en implementatie van de meest geschikte oplossing :
- bepalen welke van alle onderzochte voorstellen de meest relevante oplossing is voor het probleem in kwestie
- controleer of met alle parameters rekening is gehouden
- de uit te voeren acties opsommen en de verschillende betrokken actoren aanwijzen
- de rollen en verantwoordelijkheden van elk definiëren
- een monitoringschema opstellen om te controleren of de handelwijze inderdaad de juiste is
Vallen om te vermijden
Besluitvorming is een proces dat lastig kan zijn. Het heeft inderdaad bepaalde vallen om te vermijden:
- beslissen onder invloed van emotie, zonder de tijd te nemen om een stap terug te doen die nodig is voor een relevante feitelijke analyse: zelfs als op deze momenten een sterke emotionele dimensie wordt uitgenodigd, is het van fundamenteel belang om rationeel te blijven in zijn standpunten.
- beïnvloed worden door derden
- de verkeerde beslissing nemen bij gebrek aan kennis en/of informatie
Hulpmiddelen voor besluitvorming
Er zijn veel tools om de juiste beslissingen te nemen. Ze nemen de vorm aan van dashboards met zijn indicatoren, matrices… Hun doel is het nemen van risico's te beperken door onzekerheid te verminderen en een overzicht van de context te geven.
Elke situatie heeft zijn eigen tools:
- Projectbeheer met zijn dashboard om de uitvoering van het werk te beheren.
- Timemanagement om prioritaire taken te beheren door prioriteit te geven aan hun belang en mate van urgentie.
- Het marketingproces om een actieplan op te bouwen.
- Beheerscontrole voor haar budgetbewaking.
Hier zijn 2 algemene hulpmiddelen om te weten:
- De beslisboom
- De beslissingsmatrix
Voor complexe problemen kunnen systeemgebaseerde tools worden gebruikt om een reeks interacties te modelleren en te beslissen tussen verschillende mogelijke opties.
Evenzo leveren informatiesystemen waardevolle kwantitatieve en kwalitatieve gegevens om een groot aantal problemen te begrijpen. Ze bieden krachtige analytische tools om trends te interpreteren, complexe mechanismen te begrijpen, feiten te analyseren en zwakke signalen waar te nemen.
