Door vele exposanten samen te brengen en open te staan voor een groot publiek van experts - of in ieder geval specialisten op het genoemde gebied - hebben deze evenementbijeenkomsten tot doel om op één en dezelfde plaats - meestal gedurende een korte periode - uitwisselingen tussen professionals in dezelfde sector te promoten en te ontwikkelen van activiteit.
Samenvatting
- Waarom exposeren op een beurs?
- - Wat zijn de voordelen van dit soort evenementen?
- De belangrijkste fasen
- - Voorafgaand aan het evenement - voorbereiding van de show
- - Tijdens het evenement
- - Na de operatie
Waarom exposeren op een beurs?
Deze evenementen zijn, vanwege het feit dat ze vraag en aanbod voor hetzelfde evenement bij elkaar brengen, geweldige kansen om te grijpen! Zoals altijd, op voorwaarde dat je je deelname zorgvuldig voorbereidt en niets aan het toeval overlaat!
Aanwezigheid op een beurs is geen tool die voorbehouden is aan de communicatieafdeling. Het is een zeer relevante hefboom voor verschillende afdelingen van het bedrijf. Natuurlijk in de eerste plaats de verkopers, maar ook de productmanagers, marktmanagers, ontwerpbureaumanagers, etc. Nieuwe prospects identificeren, klantenbinding opbouwen, nieuwe partners ontmoeten, markttendensen voelen, kansen grijpen of op de hoogte blijven van de laatste innovaties… Allemaal kansen die deelname aan een beurs biedt!
Welke voordelen biedt een beurs?
Onder de vele interesses die op een beurs worden tentoongesteld, vinden we:
- zichtbaarheid bedrijf: aanwezigheid op de communicatiemedia van een beurs vergroot de zichtbaarheid van een bedrijf enorm. Deze ondersteuningen zullen inderdaad aan veel bezoekers worden uitgedeeld, waardoor de contactmogelijkheden voor het bedrijf toenemen. Bovendien, wie stand zegt, zegt reclamefolders en andere communicatiemiddelen specifiek voor de exposant (reclameobjecten, stalen, enz.). Deze dragers zijn daarbij essentieel, in voldoende hoeveelheden en geoptimaliseerd voor de gelegenheid. Deelname aan een dergelijk evenement kan bovendien geloofwaardigheid geven aan een nieuwe entiteit op de markt.
- presentatie van nieuwe producten/diensten: een beurs is een gouden kans om een panel van potentiële klanten of acteurs die expert zijn in het veld een nieuwe knowhow of een innovatie te laten zien (modellen, prototypes, demonstraties, filmvertoning of tijdens openbare presentaties of conferenties georganiseerd door de woonkamer ).
- ontmoeting met nieuwe prospects: veel bezoekers van de beurs zijn potentiële kopers. Het is een unieke kans om ze te benaderen en te overwinnen!
- klantenbinding: onder de bezoekers zijn sommigen al klant van de exposant. Een show kan dan een kans zijn om een sterkere band met hen op te bouwen, om hen specifieke aanbiedingen/kortingen met betrekking tot de show te geven, enz. Kortom, om ze in je klantenboek te houden en vooral om ervoor te zorgen dat ze daar willen blijven!
- weven nieuwe synergieën: professionele evenementen zijn een unieke kans om in contact te komen met nieuwe partners met verschillende achtergronden (leveranciers, investeerders, sponsors, enz.).
- humanisering van relaties: hier is een mooie gelegenheid om op een meer menselijke manier uit te wisselen met haar klanten/leveranciers/zakenpartners (rond een borrel, tijdens een lunchpauze, een diner, een cocktail, enz.) en soms zelfs om een contact eindelijk een gezicht te geven !
Deelnemen aan een vakbeurs - de belangrijkste stappen
Deelname aan een beurs is echt een project. Bovenal zou het moeten zijn kies zorgvuldig de professionele evenementen die u wilt bijwonen op basis van uw doelen en strategie. Dan komt de voorbereidingstijd: wie doet er mee? Welke communicatiemiddelen zullen worden gebruikt? Welke beelden? Welke stand kiezen?… Het opbouwen van een retroplanning zal opportuun zijn om een goed zicht te hebben op de taken die komen gaan, hun organisatie in termen van tijdschema, duur, middelen, enz.
Op de dag moet elke aanwezige medewerker zijn rol kennen. Commerciële brochures en ander promotiemateriaal moeten klaar zijn. De sfeervolle en goed geplaatste stand.
Zodra de deuren van de show zijn gesloten en de stand is ontmanteld, komt er een werk van debriefing, feedback en zorgvuldige monitoring om het beste uit dit evenement te halen.
Voorafgaand aan het evenement: bereid je voor op de show
Een beurs kan niet op het laatste moment worden voorbereid. Over het algemeen is het de organisatie die de show maakt die exposanten op hun reis begeleidt. Inschrijving voor een professioneel evenement als exposant gebeurt meestal maanden van tevoren. Sommige demonstraties zijn draconisch in de organisatie en tolereren geen vertraging. Het is daarom essentieel om goed geïnformeerd te zijn om het van tevoren te doen! Hoe eerder de registratie wordt gedaan, hoe groter de kans op het verkrijgen van een ideaal geplaatste en goed geconfigureerde stand. Eerst aangemeld, eerst maalt (uiteraard volgens individuele budgetten en mogelijkheden!).
Voorheen is het essentieel om goed stel de doelstellingen met betrekking tot dit evenement vast. De keuze van de show zal worden gemaakt op basis van deze: activiteitssector, thema, plaats, data, workshops / conferenties / mogelijke debatten, enz. Het is dan noodzakelijk om de middelen te bepalen die zullen worden toegewezen: budget, human resources, materialen, enz.). Idealiter is de aanstelling van een "show"-projectteam dat mensen van verschillende afdelingen (marketing, communicatie, verkoop, enz.) samenbrengt die het project als geheel gaan testen, een garantie voor succes. Vooral omdat over het algemeen een show van het ene jaar op het andere wordt gepland.
Zodra dit alles is gevalideerd, is het tijd om actie te ondernemen!
Retro schema
Dit is de essentiële tool voor het voorbereiden van een beurs! Inderdaad, de datum, aangezien de exacte plaats zelden kan worden gewijzigd (in ieder geval vanwege de exposanten), is het essentieel om vanaf daar te beginnen om met terugwerkende kracht alle planning van het project "deelname aan een dergelijke show" te ontvouwen.
Meestal zijn de stappen als volgt:
- inschrijving van het bedrijf naar het evenement
- reservering van de locatie: zowel de locatie van de stand op de beurs als de omvang ervan zijn vooral een kwestie van budget.
- standconfiguratie volgens locatie: essentiële stap naar succes, om aan de volgende stap te werken!
- meubelen en decoratie reserveren : de stand zal de identiteit van het bedrijf zijn voor de duur van de show. Het is daarom essentieel om te zorgen voor het ontwerp, de kleuren, de sfeer van deze laatste.
- reservering van hotels en eventueel vervoer voor het team dat op de stand zal staan
- verificatie van de geldigheid van identiteitskaarten / paspoorten / visa noodzakelijk (let op administratieve vertragingen)
- voorbereiding van communicatie Media (brochures, visuals, bedrijfslogo, bewegwijzering, reclameartikelen, maquettes, prototypes, visitekaartjes, bedrijfsfilm, etc.)
- communicatie starten (sociale netwerken, mailings, reclamebijlagen, enz.) evenals uitnodigingen
- het team trainen en instrueren wie komt er op de tribune
Checklist
In de dagen voorafgaand aan de show tot de dag voor het evenement zijn enkele controles noodzakelijk:
- locatie en complete inrichting
- toewijzing van hotelkamers en reistickets
- distributie van toegangsbadges en andere voertuigstickers
- verificatie van karton, brochures en andere communicatiemiddelen
- constitutiekarton "kit voor alles": scharen, pennen, plakband, nietjes, lijm, papieren, papieren handdoeken, papieren handdoeken, borden, schoonmaakmiddelen, enz.
- de aansluitingen op de standaard controleren
- dresscode briefing: met, altijd in de geest dat het aanwezige team op de show het imago van het bedrijf vertegenwoordigt!
Tijdens het evenement
Het runnen van een stand op een beurs houdt niet op achter uw toonbank te blijven totdat een bezoeker zich verwaardigt te naderen! Dus hier zijn enkele ideeën voor een succesvolle show:
- zet je stand klaar zodra de beursdeuren open gaan
- ga naar bezoekers en verwelkom ze hartelijk (wees gastvrij en lach, vermijd de honingzoete stijl)
- bieden koffie en kleine gebakjes of andere lokale producten
- noteer op een daartoe voorzien document elk gelegd contact (naam, contactgegevens, bedrijf, functie, aanbeveling om na de show te volgen, enz.) om zijn klantenbestand up-to-date te houden en uit te breiden.
- ontdek de stands van andere exposanten (dit kan ideeën geven voor een toekomstige deelname, maar maakt het ook mogelijk om discreet een bepaalde sector in de gaten te houden)
- animeren of deelnemen aan de verschillende activiteiten van de show: conferenties, debatten, workshops, enz.
- actief en dynamisch blijven tot de beursdeuren sluiten (niets is meer onbetaalbaar voor een bezoeker om een exposant zijn stand voortijdig te zien inklappen)
Na de operatie
Als het evenement eenmaal voorbij is, houdt het werk daar niet op. Zakelijke contacten, documentatieverzoeken en dergelijke moeten snel worden afgehandeld. Om dit te doen, is het raadzaam om te vertrouwen op het document dat is ingevuld door de verschillende leden van het showteam.
Een debriefing met betrekking tot deelname aan de show is ook essentieel om rekening te houden met eventuele haperingen om ze te verhelpen en de volgende keer nog beter te zijn!
