Managementcommunicatie - Definitie
" Over het algemeen komt managementcommunicatie overeen met de interacties tussen het management van het bedrijf en de organisatie. Meer specifiek tussen de manager en zijn team.
Dit raamwerk is verantwoordelijk voor het doorgeven van informatie en richtlijnen van hogere hiërarchische niveaus, ter ondersteuning van interne communicatie , destilleren van berichten met betrekking tot zijn eigen management om de inzet van zijn team te verkrijgen, enz. Het is gebaseerd op specifieke vaardigheden die een manager in staat stellen een boodschap effectief over te brengen. ."
Deze oefening kan lastig zijn. Mede daarom voelen veel professionals zich ongemakkelijk bij deze taak. Dit gebrek aan vertrouwen is ook te wijten aan het feit dat managementcommunicatie een minimum aan training vereist. Een minimum is niet altijd gegarandeerd.
Wat zijn de uitdagingen van managementcommunicatie?
Communicatie is de basis van elke relatie, wat het ook is. De mens kan niet niet communiceren. Interactie met anderen maakt deel uit van zijn primaire functie.
In het bedrijfsleven is het van cruciaal belang dat de manager deze oefening onder de knie heeft. Niet alleen om begrepen te worden door de mensen om hem heen, maar ook om zijn missie uit te voeren.
Wat communiceren? Wanneer ? Van wie ? Deze vragen zullen een antwoord vinden in de samenhang van de ondernomen acties. Als werknemers bijvoorbeeld actieplannen hebben die zijn gekoppeld aan de algemene strategie, moet de interim-manager die verantwoordelijk is voor het aansturen van deze mensen hen op de hoogte houden van de algemene resultaten van de strategie en van eventuele randinformatie als dit niet het geval is.
Een goede managementcommunicatie zal dus onder meer gericht zijn op:
- informeren effectief zijn werknemers, uitwisseling, dialoog met hen,
- de link onderhouden tussen de verschillende lagen van het bedrijf (topmanagement, middenmanagers, lokale managers, werknemers, enz.)
- informatie delen tussen verschillende diensten , deelnemen in de geest van het bedrijf en het lidmaatschap van één en dezelfde organisatie versterken, werken aan collectieve intelligentie, samenwerking en innovatie,
- relais , delen de cultuur, waarden, strategie van het bedrijf,
- transformaties naar succes leiden door betekenis te geven aan de opdrachten en taken die zijn toevertrouwd,
- duidelijk en nauwkeurig de taken definiëren voor een betere efficiëntie, met name door de vaststelling van SMART-doelstellingen,
- breng mensen terug naar het hart van het bedrijf ,
- een klimaat van vertrouwen scheppen en een goede team cohesie ,
- motiveren effectief, inspireren, betrekken, aanmoedigen, feliciteren …
Hoe communiceert de manager?
Managementcommunicatie werkt vandaag onder 3 assen:
- aflopend : van de manager tot zijn medewerkers,
- oplopend : van de manager tot zijn hiërarchie,
- transversaal : van de manager naar de andere managers/afdelingen van de organisatie.
Benodigde vaardigheden
De manager moet een bepaald aantal vaardigheden en kwaliteiten kunnen mobiliseren om effectief met zijn team te communiceren.
- Actief luisteren - Om gehoord en gehoord te worden, is het vooral nodig om aandachtig en niet-directief naar de ander te kunnen luisteren, zodat deze zich in volledige vrijheid, zonder angst voor overhaast oordeel en zonder druk kan uiten. Actief luisteren betekent weten hoe je non-verbale taal moet decoderen en je communicatie moet aanpassen, zodat je verder kunt horen dan de uitgedrukte woorden. Een essentiële vaardigheid als het gaat om het begeleiden van mensen.
- Mogelijkheid om met anderen te communiceren - Voel je op je gemak bij anderen of in het openbaar, durf te spreken, weet hoe je nee moet zeggen, ken de verschillende soorten persoonlijkheden en weet ze te identificeren om je communicatie aan te passen, de juiste woorden en het juiste moment te vinden om uit te drukken wat we moeten doorgeven… Allemaal elementen die de zaakvoerder perfect moet beheersen in het kader van zijn missie.
- Emotionele intelligentie en empathie - Herken, beheers en gebruik je emoties verstandig voor meer vloeiende communicatie en relaties. Door zich volledig bewust te zijn van wat de ander voelt, kan de manager zich aanpassen aan elke situatie. Empathie van haar kant helpt om een echt klimaat van vertrouwen en authenticiteit te scheppen, wat essentieel is voor menselijk management.
- charisma en assertiviteit - Je plaats durven innemen en keuzes maken is essentieel wanneer je een leidinggevende functie inneemt. Om te inspireren, motiveren, gehoord en gerespecteerd te worden, moet de manager charisma en leiderschap tonen.
Wat ondersteunt?
De communicatie kan schriftelijk of mondeling zijn, gericht zijn aan een of meerdere ontvangers, meer of minder formeel zijn, van organisatorische aard (definitie van taken / doelstellingen, evaluaties, enz.) of interpersoonlijk (uitwisselingen zonder verwijzing naar de verschillende functies / hiërarchische niveaus: discussies tussen collega's, enz.).
De manager zal er dus voor zorgen dat zijn ondersteuning wordt aangepast aan de doelstellingen van het bericht, de omstandigheden waarin het wordt verzonden, de persoonlijkheden / functies van zijn / haar gesprekspartner.
- E-mails : het doorgeven van informatie / documenten die nodig zijn voor de goede uitvoering van taken (uitnodiging voor een briefing, delen van de agenda van elke vergadering, cijfers en gegevens, enz.).
- Koeriers : voornamelijk voorbehouden voor zeer wettelijk geregelde doeleinden (reorganisatie, overplaatsing, verhoging, contractuele opzeggingen, ontslag, oproep tot orde en andere sancties, enz.).
- Telefoon : om sneller informatie te verkrijgen dan via e-mail, om belangrijke en dringende gegevens door te geven …
- MVO, intranet, sociale netwerken : om documenten, informatie, opleidingsmateriaal, enz. uit te wisselen. Wees echter voorzichtig om het gebruik ervan in te kaderen om uitglijden, verslaving, overmatig gebruik te voorkomen …
- Collectieve bijeenkomsten : ochtendbriefings, sessies om na te denken, vooruit te komen, de balans op te maken van aanstaande of lopende projecten, seminaries, enz.
- Individuele bijeenkomsten : jaargesprekken, individuele feedback, enz.
- Constructieve feedback : motiveren en aanmoedigen, de koers bijsturen indien nodig, maar ook feedback krijgen van medewerkers.
- Teambuilding sessies : ieders echte persoonlijkheden naar voren halen, het teamgevoel versterken, cohesie versterken, samenwerking en collectieve intelligentie bevorderen.
- Informele bijeenkomsten : om de groep te verenigen, je medewerkers en collega's beter te leren kennen …
Welk ritme?
Het is moeilijk om een bepaald ritme te definiëren voor optimale managementcommunicatie. Afhankelijk van de activiteit, de grootte van de organisatie/het bedrijf, de geografische spreiding van medewerkers, kan het tempo van uitwisselingen sterk variëren.
Wel is het belangrijk om regelmatig te communiceren. De manager kan regelmatige en gestructureerde collectieve en individuele vergaderingen definiëren - waarvan de data en het doel worden gecommuniceerd aan de betrokken medewerkers, maar kan ook een interview op de dagelijkse of wekelijkse agenda plaatsen als dat nodig is. noodgeval, onvoorzien.
Het ritme van de verschillende punten kan dus als volgt worden gearticuleerd:
- dagelijks - Manager en medewerkers ontmoeten elkaar.
Doel: de dag beginnen en een snelle blik werpen op de lopende taken, missies en projecten.
Elk lid van het team wordt bijvoorbeeld uitgenodigd om te vertellen wat hij de dag ervoor heeft gedaan, de doelstellingen die hij heeft bereikt, de projecten waaraan hij gedurende de dag zal werken, eventuele moeilijkheden die hij tegenkomt.
Deze relatief informele interviews (of briefs) vinden meestal plaats, altijd op hetzelfde moment. Elke medewerker heeft ongeveer 1 minuut om te zeggen wat ze te zeggen hebben. Het kan ook een kans zijn voor de manager om zijn troepen te motiveren via een anekdote, een positieve gedachte… Voor meer efficiëntie moeten alle teamleden aanwezig zijn en deelnemen - fysiek of virtueel via een oproep / visio-conferentie, een e-mail met presentatie hun werk als ze niet anders kunnen.
- wekelijks - Manager en medewerkers ontmoeten elkaar.
Doelstelling: de voortgang nauwkeuriger aangeven (vooraf bepalen welke indicatoren zullen worden gebruikt), deadlines en doelstellingen voor de komende week bepalen.
Het idee is om medewerkers te betrekken bij bepaalde strategische beslissingen om zo betekenis te geven aan de missies. Idealiter vinden deze relatief formele wekelijkse vergaderingen plaats rond een tafel en duren ze maximaal 1 tot 2 uur. Ze brengen alle leden van het team samen.
- maandelijks - Leidinggevende en betrokken medewerkers ontmoeten elkaar.
Doelstelling: maak een meer formele update van de voortgang van de maand en definieer de doelstellingen voor de komende maand, actualiseer de indicatoren, pas de planningen en projectdeadlines indien nodig aan. Het kan ook een kwestie zijn van het inventariseren van eventuele lopende trainingen/coaching.
Deze bijeenkomsten vinden bij voorkeur 's ochtends plaats om de effectiviteit te maximaliseren en duren 1 tot 2 uur. Het is niet verplicht om alle teamleden op te roepen. De manager zal dit doen volgens de werkwijze van het team en de praktijken van het bedrijf.
- jaarlijks - Manager en medewerkers ontmoeten elkaar individueel of het hele team / bedrijf komt samen.
Doelstelling: jaarlijkse evaluatiegesprekken voor de zaakvoerder en elk van zijn medewerkers, bedrijfsseminar, teambuildingsessie, specifieke evenementen…
Seminars, teambuildingsessies en andere jaarlijkse evenementen worden ter plaatse of buiten gehouden en brengen alle teamleden, alle medewerkers, enz. samen. volgens de context.
De jaarlijkse evaluaties hebben een zeer nauwkeurig kader en worden uitgevoerd volgens specifieke regels.
