✅ Hoe slaagt u in uw persrelaties?

Als communiceren met de pers een oefening is die niet kan worden geïmproviseerd, blijft het een feit dat persrelaties een een zeer interessante communicatiehefboom voor bedrijven die een doelgroep willen bereiken (lezers van een gespecialiseerde pers - papier of web) of juist een breder publiek willen bereiken (algemene pers).

Zeker in tijden van crisis, overname, ontwikkeling of zelfs voor de aankondiging van een innovatief product/dienst kan het een interessant corporate communicatiekanaal zijn, mits je de gebruiken en gebruiken kent en de regels respecteert.

Persrelaties: een kunst met precieze regels

Communicatie met de pers bestaat uit: communiceer belangrijke informatie over uw bedrijf al dan niet via gespecialiseerde journalisten wie deze laatste wel of niet doorgeeft aan een min of meer groot publiek (consumenten, experts, distributeurs, spelers in een bepaalde markt of beroep, enz.).

Deze manier van communiceren is relatief geformatteerd: het is aan te raden om: goed geïnformeerd zijn voordat u probeert te sporten die in het bijzonder vereist:

een specifiek doel hebben : persrelaties maken deel uit van de algemene communicatie van het bedrijf. Het gaat niet om communiceren om niets te zeggen, maar om effectief zijn.
weten hoe je de meest relevante media kiest : gespecialiseerde pers, lokaal, nationaal of internationaal; kranten, internet, enz.
weet hoe je een persbericht schrijft : inhoud en vorm aangepast aan het beoogde lezerspubliek,

Waarom zijn persrelaties belangrijk voor bedrijven?

Public relations zijn essentieel wanneer uw bedrijf op grote schaal informatie naar de buitenwereld wil communiceren die:

een innovatie presenteren , een ontwrichtende dienst die onlangs op de markt is geïntroduceerd of momenteel op de markt wordt gebracht,
massaal bekendheid geven aan uw nieuwe bedrijf of een nieuw product/dienst,
een partnerschap aankondigen belangrijk,
kondig de verlossing aan van een entiteit of de fusie van twee bedrijven,
communiceren over het nieuwe managementteam ,
een afbeelding herstellen slecht uitgevoerd,
publiceer uw managementstijl ,
een project blootleggen humanitaire, milieuactivist of andere gesponsord door zijn bedrijf,
uitzonderlijke resultaten delen, een beursintroductie of communiceer op een fondsenwerving,
geruststellen in tijden van crisis,
enzovoort.

Hoe communiceer je succesvol met de pers?

Zoals zo vaak zijn een zorgvuldige voorbereiding en diepgaand meedenken stroomopwaarts van onschatbare waarde voor een succesvolle communicatiestrategie - al dan niet digitaal - via de pers.

Bepaal je strategie

Dit houdt in dat u eerst de precieze doelstellingen van uw perscampagne bepaalt. Afhankelijk van wat u van deze communicatie via de pers en de doelgroep verwacht, richt u uw publicatie op het ene medium in plaats van op het andere. Is uw strategie om:

maak je bekend met een breder publiek, niet per se toegewijd aan uw zaak,
resultaten delen uitzonderlijk,
uitblinken van uw concurrenten,
een innovatief product/dienst introduceren tot het grootste aantal?

Het is essentieel om precies het doel van deze communicatie te vermelden, het tijdsbestek waarbinnen u op resultaten hoopt, evenals het gekozen publiek.

Vermijden : massale all-out mailings naar al uw perscontacten, zonder de tijd te nemen om te controleren of de lezers van de media waarop ze publiceren waarschijnlijk geïnteresseerd zijn in uw communicatie.

Intern beheren of delegeren aan een bureau?

2 mogelijkheden om public relations te beheren, elk met zijn voor- en nadelen:

Toegewijd team binnen het bedrijf

Sommige bedrijven - over het algemeen grote KMO's - kiezen ervoor om hun eigen toegewijde dienst te hebben en zo hun persrelaties rechtstreeks en intern te beheren.

Hoewel het de voorkeur heeft om een contactpersoon aan te wijzen die de woordvoerder is van het hele bedrijf, is het toch verstandig om hem te laten omringen met een team dat bestaat uit meerdere medewerkers. Dit vergemakkelijkt de keuze van de te bespreken onderwerpen, het eventueel schrijven ervan, het leggen van contacten, etc.

Voordelen: : het team dat verantwoordelijk is voor het project "persrelaties" heeft over het algemeen een goede kennis van het bedrijf, zijn cultuur, zijn producten / diensten, enz. De verzonden informatie zal van hoge kwaliteit zijn, het monitoren van campagnes zal gemakkelijker en sneller zijn en de relaties tussen journalisten en leden van het management van het bedrijf zullen gemakkelijker zijn.
Nadelen : het gebrek aan expertise op het gebied van PR dat tot misstappen kan leiden, een onderontwikkeld journalistiek netwerk dat de omroep complexer maakt.

Extern persbureau

Het PR-vak is een kunst die echte expertise en veel werk vereist. Er zijn maar weinig bedrijven die de middelen hebben - menselijk of financieel - om een dienst aan deze kunst te wijden en dus een beroep doen op gespecialiseerde bureaus waaraan ze de dienst geheel of gedeeltelijk uitbesteden.

Voordelen: : ongeëvenaarde expertise, goede kennis van de verschillende media die ingezet kunnen worden, teams met ervaring in het opstellen en verspreiden van allerhande persberichten, een groot netwerk van contacten.
Nadelen : informatie die soms moeilijk te verkrijgen is, delicatere opvolging van lopende campagnes en dossiers, moeizamer verbindingen tussen journalisten en bedrijven.

Stel een persmap samen

De persmap, vaak verward met het persbericht, heeft de rol van het wereldwijd presenteren van een bedrijf, een project aan journalisten, zodat ze een artikel kunnen schrijven op basis van de verschillende informatie die erin staat. Substantiëler dan het persbericht dat het kan vervolledigen, meer journalistiek dan reclamestijl, bestaat het uit elementen zoals:

Bedrijfsgeschiedenis of projectgeschiedenis, cultuur en hoogtepunten,
presentatie van de activiteit van de organisatie, focus op de producten / diensten die op de markt worden gebracht, offerte van klanten, leveranciers en belangrijke partners,
presentatie van managers, medewerkers, enz. of personen die betrokken zijn bij het project in kwestie,
figuren (zorg ervoor dat u niets vertrouwelijks prijsgeeft), data om te onthouden, aankomende evenementen,
verschillende beelden die door de media kan worden gebruikt,
contact details voor meer informatie,
enzovoort.

Let op: de persmap is geenszins beperkt tot een klassieke reclamefolder.

Schrijf een persbericht

Het doel van een persbericht (PR) is om een specifiek doelwit te informeren over een nauwkeurig en punctueel feit. De CP moet kort zijn (maximaal 2 pagina's), duidelijk, precies, pakkend. Het is in fasen geschreven:

keuze van het onderwerp en nauwkeurigheid van het te bereiken doel,
definitie van de naderingshoek,
structurering van het persbericht (inleiding, titel, chapô, inhoud, afsluiting),
inhoud werk.